Горизонтальные коммуникации: основные понятия, виды, методы управления в организации

основные понятия, виды, методы управления в организации

Коммуникацией принято называть самые разнообразные формы передачи информации. Что касается деловой среды, тут принято выделять вертикальные и горизонтальные коммуникации. Каждая из них отличается своими особенностями, характерными чертами взаимодействия участников. В статье это будет разбираться более подробно. Выделим основные различия между данными разновидностями общения.

Что это?

Сначала рассмотрим ключевое понятие. Итак, коммуникация — это процесс передачи информации, используемый людьми. Он может выступать в нескольких формах:

• Явная. Это использование устной речи, текста или каких-то графических изображений, визуального ряда и проч.
• Неявная. Общение при помощи невербальных жестов, мимики, определенных выражений лица.

Что касается главных средств деловой коммуникации, то ими являются следующие:

• Совещание.
• Видеоконференция.
• Электронная почта.
• Телефонные переговоры.
• Передача служебных записок.
• Личная беседа.
• Использование интернет-технологий (чаты, мессенджеры).
• Сдача отчетов.

Принято выделять также следующие коммуникационные элементы:

• Отправители. Это лица, формирующие, кодирующие данные и передающие их другим участникам процесса.
• Сообщения. Определенная закодированная отправителями информация.
• Каналы. Тут выделяются средства связи, среды, в которых может быть распространена информация.
• Получатель. Лицо, которому направлялись передаваемые сведения. Элемент, который истолковывает информацию.

Внутренние и внешние группы

Вертикальные и горизонтальные коммуникации в организации по своей природе являются подкатегориями.

Деловые коммуникации вообще разделяются на внешние и внутренние. Последние представлены тем общением, которое имеет место непосредственно внутри организации, в частности, между отдельными работниками, отделами, цехами, подразделениями компании. Внешняя коммуникация — это общение со сторонними субъектами. Ими могут выступать контрагенты, поставщики, клиенты, обслуживающие организации, представители государственных органов и проч.

В свою очередь, внутренние коммуникации в организации представлены горизонтальными и вертикальными, а также коммуникационными сетями. Вертикальные разделяются далее еще на две категории:

• Обратные (принцип «снизу-вверх»).
• Иерархические (принцип «сверху-вниз»).

Особенности этих представленных разновидностей будут подробно разбираться в статье.

Горизонтальная коммуникация

Что имеется в виду? Горизонтальная коммуникация — это обмен служебной, деловой информацией между работниками, занимающими одинаковое, равное должностное положение в компании. Тут может быть актуальным общение как между трудящимися как одного цеха, подразделения, филиала, так и между работниками равнозначных отделов цехов и филиалов.

Горизонтальная коммуникация — это и общение между руководителями, имеющими одинаковый объем компетенций, а также между работниками, обладающими одним и тем же разрядом, находящимися на равнозначных должностях, имеющими равных набор полномочий и обязанностей.

Горизонтальные коммуникации в организации необходимы в первую очередь для создания здоровой, доброжелательной, комфортной рабочей атмосферы. Это организация полноценного, плодотворного делового общения. Правильно организованная система горизонтальных коммуникаций позволяет достичь положительных результатов по итогам работы каждого члена коллектива.

Возможные проблемы

Такого рода деловое общение может быть омрачено определенными проблемами. Вот основные из них, характерные для горизонтальных коммуникаций в менеджменте:

• Использование профессионального жаргона. Он может быть непонятен вновь принятым работникам, сотрудникам иного отдела.
• Споры по поводу важности именно своего участка, именно своего вида деятельности.
• Снижение делового общения до бытового, обсуждения личных проблем. Возникновение на этой почве слухов, разговоров за спиной, обсуждений, отвлекающих от трудового процесса.
• Эффективность делового общения может снижаться в силу появления симпатий, личной неприязни и проч.

Решение проблем

Чтобы уберечь внутренние горизонтальные коммуникации в компании от таких проблем, менеджер должен предпринять следующее:

• Попросить подчиненных, коллег общаться понятным каждому языком, расшифровывать профессиональные термины.
• Регулировать общение между своими подчиненными, нейтрализовывать между ними споры и недопонимания.
• Проводить общие собрания, в том числе и неофициальные, чтобы сотрудники смогли наладить общение между собой.

Вертикальный тип

Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между сотрудниками одной и той же организации, деловое общение между трудящимися одного отдела, цеха, занимающими равные должности. Вертикальная коммуникация в деловой среде — это передача информации между руководящим составом и подчиненными. Она включает в себя следующие формы:

• Распоряжения.
• Рекомендации.
• Приказы.

Это отправляется от начальника к подчиненным ему сотрудникам. Работники же передают в ответ руководителю отчеты, сообщения, доклады и проч.

Вертикальная коммуникация разделяется на две разновидности:

• Между отделами, подразделениями, цехами, находящимися на различных иерархических уровнях в компании.
• Непосредственно между подчиненными и руководящим корпусом.

Передача информации тут доступна в двух формах — по нисходящей линии (иерархическая) и по восходящей (обратная). Представим их конкретно.

Группа «сверху-вниз»

Тут информация будет поступать от высших уровней иерархии к нижним. То есть от начальника к его подчиненным. В рамках этой группы можно выделить следующие формы делового общения:

• Распоряжения и приказы. Могут сопровождаться объяснениями по поводу достижения целей, воплощения в жизнь задач, применения определенных техник и методик.
• Документы-оценки стараний подчиненных.
• Поддержка и контроль.
• Стимулирование работы сотрудников.

Проблемы иерархического подтипа

К проблемам деловой коммуникации типа «сверху-вниз» (общения руководителя со своими подчиненными) можно отнести следующее:

• Недопонимание. Может сложиться ситуация, что начальники и исполнители говорят на разных языках — как в прямом, так и переносном смысле. Даже если язык коммуникации однозначно выбран русский, то различный уровень профподготовки все равно оставит место недопониманию. К примеру, если начальник злоупотребляет профессиональной, технической лексикой в общении с низкоквалифицированным персоналом. Другой пример: руководитель международной компании не всегда может найти общий язык с работниками, являющимися представителями иной национальной культуры. Они, даже зная иностранный язык, могут не понять особенности речи его носителя — те же сокращения, профжаргон, игру слов.
• Объем информации. Руководители не всегда отправляют необходимые сведения в должном объеме. В каких-то ситуациях поставленную задачу подчиненному сложно выполнить из-за дефицита необходимой информации. А в иных случаях исполнитель страдает от необходимости изучения избыточной, бесполезной, неактуальной информации.

Группа «снизу-вверх»

Это информация, которая направляется от подчиненных руководителю. Тут выделяются следующие формы:

• Служебные записки.
• Отчеты.
• Сообщения по этапам проделанной работы.
• Доклады по поводу возникновения непредвиденных проблем в ходе решения служебной задачи.
• Предложения с новаторскими идеями, способами улучшения производства, внедрения новых технологий и методик деятельности в фирме.

Такая обратная связь не менее важна для менеджеров, чем отдача ими самими приказов. Именно от подчиненных можно получить самую свежую информацию о положении дел в компании. Эти сведения позволяют оценить коллективное настроение, определить на корню растущее недовольство сотрудников.

Проблемы обратного подтипа

Обратная связь между исполнителями и руководящим составом может быть омрачена следующими проблемами:

• Подчиненные редко отправляют негативные отзывы, претензии своему руководству даже по поводу тех аспектов, что являются довольно серьезными. Причина проста — страх увольнения.
• Нередко даже отправленные сотрудниками замечания, предложения остаются без ответа. Причина — или в чрезмерной занятости руководителя, или в его недостаточном уважении к собственным работникам. Он считает не важным разбирать их сообщения. У трудящихся в ответ на это возникает убеждение в бесполезности такой обратной связи.
• Отправленная критика может и вовсе не достичь своего конечного адресата. Например, в случае, когда работник отправляет письмо на имя генерального директора с жалобой на свое непосредственное руководство. Нижестоящий начальник может воспрепятствовать такой обратной связи, так как она обернется негативными для него последствиями.
• За разъяснением неясных тем, помощью в решении внезапно возникших проблем в большинстве случаев работники предпочитают обращаться к коллегам, а не к менеджерам. Причина может быть в том, что они не надеются получить полноценную, квалифицированную помощь, боятся, что их обвинят в некомпетентности.
• Нередко и наличие территориальной, географической причины невозможности таковой связи. Офисы, где находятся подчиненные и начальствующий состав, могут быть расположены в различных районах населенного пункта, а то и в разных городах, государствах.

Пути разрешения проблем

Все вышеназванные проблемы возможно решить следующим образом:

• Определить анонимные почтовые и электронные ящики, куда сотрудники смогут отправлять инкогнито жалобы и предложения.
• Разработать систему поощрения сотрудников, использующих обратную связь с руководством.
• Создать схемы коммуникации между простым трудящимся и высокопоставленным начальником без промежуточных барьеров в виде непосредственного руководства сотрудника.
• Ввести регистрацию всех принятых менеджерами обращений от подчиненных с необходимостью отчета о принятых в ответ мерах.

Горизонтальные коммуникации — Энциклопедия по экономике

КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ РАЗЛИЧНЫМИ ОТДЕЛАМИ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.  [c.168]

Воздействие информационных технологий на социальную организацию за счет использования новых средств коммуникации принципиально снижает издержки передачи информации, упрощается и стремительно ускоряется процесс создания географически распределенных социальных групп, характеризующихся преобладанием неиерархических горизонтальных коммуникаций, возможностью общения всех со всеми .  [c.13]

Горизонтальные коммуникации. Когда общение происходит среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня управления, среди руководителей на том же уровне или другого персонала одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Коммуникации по горизонтали между различными функциональными подразделениями дополняют информацию по нисходящей и восходящей вертикали и необходимы для координации их деятельности. Руководство организации стремится к тому, чтобы все специализированные подразделения адекватно работали, реализуя общую цель организации. Эти коммуникации способствуют формированию сплоченности и равноправных отношений в организации.  [c.317]

Коммуникативная функция характеризуется множеством типов и форм, способов, методов и приемов реализации. Во внутри-организационных взаимодействиях выделяют вертикальные и горизонтальные коммуникации. Вертикальные коммуникации — это обмен информацией между соподчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления организацией. Такие коммуникации могут быть нисходящими и восходящими. В нисходящих коммуникациях руководитель реализует свои управленческие воздействия приказы, распоряжения, предписания, рекомендации и т. п. Восходящие вертикальные коммуникации — это обратная связь между подчиненными и руководителем. Такие коммуникации обеспечивают передачу информации различного функционального назначения сигналы о возникновении проблемной ситуации на подчиненном уровне управления, официальные отчеты, неформальные сообщения и т.п. Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между паритетными подразделениями, взаимодействие исполнителей и коммуникации между паритетными руководителями в общей плоскости управления. Несмотря на особую значимость вертикальных коммуникаций, реализующих иерархический принцип построения структуры управления организацией, горизонтальные коммуникации обеспечивают не менее важный принцип координации профессиональной деятельности. Лишь сочетание видов коммуникаций образует каркас всей коммуникативной сети организации.  [c.40]

Формировать организационную культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации — ящики (книги) предложений , горячие линии , горячие пейджеры , торжественные вечера, заседания, регулярные неформальные обеды или ужины с участием руководства компании и сотрудников различных уровней и подразделений. Эти формы придают уравновешенность вертикальной и горизонтальной коммуникации, а по ряду направлений — доминирование горизонтальных коммуникаций. Открытая организационная культура позволяет значительно снизить статусный барьер, о котором говорилось выше.  [c.243]

Горизонтальная коммуникация осуществляется между работниками, находящимися на одном уровне членами одной группы, рабочей группы одного уровня, между руководителями и персоналом одного уровня. Цель горизонтальной коммуникации — обмен  [c.245]

Другая форма горизонтальной коммуникации — общение между членами разных подразделений одной организации, Такие коммуникации, как правило, не приветствуются руководители считают, что они должны идти через офис, расположенный над этими двумя подразделениями. В этом случае начальство может контролировать содержание такого общения.,  [c.246]

Чем характеризуется горизонтальная коммуникация В чем основная организационная роль этого вида коммуникации Какие средства повышают эффективность горизонтальной коммуникации  [c.260]

Опережающее развитие горизонтальных коммуникаций, в то время как в прошлом обществе была гипертрофия вертикальных коммуникаций.  [c.267]

Основную нагрузку в японском бизнесе несут управленцы среднего звена, в возрасте 35-50 лет. Они постоянно должны подавать предложения руководству, которое их одобряет. Все, что в компетенции среднего звена, оно решает само. Управленческие полномочия в значительной степени делегированы в основное звено (горизонтальные коммуникации), которое в состоянии компетентно решать проблемы. В России среднее звено не утруждает себя принятием решений, а ждет указаний сверху. Это — проявление специфики отечественной системы управления и менталитета.  [c.93]

Проведем сравнение элементов развитых современных систем вертикальной коммуникации и горизонтальной коммуникации в табл.3.189.  [c.124]

Таблица 3.1. Сравнение систем вертикальной и горизонтальной коммуникаций

Как представляется, в советское время было больше предпосылок к реорганизации производства и переходу на принципы уплотненной технологии, или горизонтальных коммуникаций существовали организационные структуры и специалисты, которым было бы под силу произвести требуемые изменения, хотя и после соответствующего повышения квалификации. Теперь же применение современных подходов к организации производства при его общей деградации представляется проблематичным.  [c.126]

Поскольку любая организация иерархически организована, можно выделить следующие виды внутренних коммуникаций вертикальные, горизонтальные и диагональные горизонтальные коммуникации. Вертикальные коммуникации — это общение между руководителем и подчиненным. К ним относятся распоряжения, приказы, рекомендации, которые руководитель дает подчиненному, а также отчеты, сообщение о выполнении задания, то есть  [c.136]

Горизонтальные коммуникации это общение между работниками, которые могут иметь общего руководителя, но не всегда предполагают это условие. Основная задача таких коммуникаций состоит в координировании действий различных субъектов (работников или подразделений) в рамках производственного процесса. Горизонтальные коммуникации играют очень важную роль, поскольку позволяют согласовывать действия при контроле за издержками, распределении ресурсов, сбыте продукции, а также помогают устанавливать равноправные отношения между подразделениями.  [c.137]

Вертикальные коммуникации Горизонтальные коммуникации  [c.139]

К горизонтальным коммуникациям относят информационный обмен между службами и отделами (а также их сотрудниками), которые не находятся в непосредственной зависимости друг от друга, то есть располагаются на одном уровне управленческой иерархии. Это очень важное дополнение, поскольку отсутствие таких коммуникаций отрицательно сказалось бы на деятельности организации горизонтальные коммуникации позволяют координировать деятельность подразделений и тем самым повышать эффективность функционирования организации.  [c.150]

Наконец, горизонтальные коммуникации приносят и дополнительные выгоды в виде формирования равноправных отношений. Иногда случается, что  [c.150]

Горизонтальные коммуникации также могут быть как индивидуальными, так и групповыми. Коммуникации внутри подразделения или отдела помогают сплотить коллектив, превратить его в команду, а следовательно, повысить мотивацию и удовлетворенность работников. По этой причине руководитель должен стимулировать любые контакты между подчиненными (например, в форму совещаний, на которых вырабатываются решения, находящиеся в их компетенции).  [c.151]

Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне заместителями Генерального директора, руководителями отделов человеческих ресурсов и продаж, инженерами конструкторского бюро. Основной целью горизонтальной коммуникации является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, т.е. для оптимизации производственного поведения и реализации целей организации. Значение этого вида коммуникации возрастает по мере  [c.298]

Как мы видим, каждое из основных средств маркетинговых коммуникаций имеет свои сильные и слабые стороны. Для достижения наилучшего результата нужно использовать сильные стороны средств коммуникаций и нивелировать их слабые стороны. Поэтому паблик рилейшнз, реклама, личные продажи и продвижение продаж должны быть интегрированы в комплекс маркетинговых коммуникаций. Такая интеграция предполагает определение правильной пропорции средств коммуникаций, согласованное размещение их во времени и пространстве, распределение между ними финансовых, материальных и человеческих ресурсов организации. Необходима также интеграция внешних и внутренних, вертикальных и горизонтальных коммуникаций организации, а также интеграция коммуникаций, комплекса маркетинга и стратегии компании.  [c.76]

По направленности коммуникации можно классифицировать на горизонтальные, вертикальные, диагональные — в зависимости от уровня, или статуса участников. Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между лицами одинакового статуса, или уровня в социальной иерархии. Значение горизонтальных коммуникаций в компаниях растет вместе с тенденцией децентрализации управления. Вертикальными называют коммуникации между людьми, стоящими на различных ступеньках социальной или организационной иерархии — между руководителем компании и ее менеджером, например. Диагональной является коммуникация участников разных уровней управления, не принадлежащих к одной вертикали управления.  [c.97]

Горизонтальные коммуникации используются для обмена информацией между участниками производства, находящимися на одном уровне иерархии, и выступают обычно в фор-  [c.84]

В палатке допускается один уровень горизонтальной коммуникации — между вторыми лицами в доме же такие каналы возможны на всех уровнях управленческой структуры, что придает этому типу сети замкнутый характер. Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного пользования коммуникационными каналами здесь могут воз-  [c.87]

Каждому руководителю составить схему организационной структуры своего подразделения и определить вертикальные и горизонтальные коммуникации.  [c.163]

В рамках действия закона информированности и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые реализуются в соответствии с иерархической структурой. В связи с этим целесообразно выделять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи. Для координации информационных потоков в организации, как правило, создаются специальные информационные службы. Они есть и в крупных магазинах, и в банках, и в различных обслуживающих фирмах.  [c.141]

Метод стирания границ (управление пересекающимися функциями) представляет собой процесс, при котором все подразделения фирмы осуществляют горизонтальные коммуникации с помощью механизмов связей с общественностью, стимулирования сбыта, разработки упаковки и проч. Общими целями всех подразделений с пересекающимися функциями могут быть поддержание имиджа торговой марки, репутации компании и качества ее товара.  [c.124]

Диалог с коллегами (горизонтальная коммуникация).  [c.135]

Традиционные барьеры отношений сведены к минимуму. При горизонтальных коммуникациях происходит обмен информацией между теми, кто занят научными исследованиями, производством и маркетингом.  [c.567]

Горизонтальным коммуникациям обычно уделяется меньше внимания, чем вертикальным. Полагают, что они менее важны в иерархических организациях. Однако горизонтальные коммуникации часто имеют бдлыиие масштабы, чем вертикальные. Во-первых, в них вовлечено больше людей, чем в вертикальные. Во-вторых, людям легче обращаться на своем уровне. Горизонтальные коммуникации особенно важны для эффективной работы исследовательских подразделений. Они необходимы там, где требуется четкая координация, так как менеджер не может учесть в плане все до единого варианты. Наряду с этим, если выполнение работы не требует специальных коммуникаций, то естественное стремление персонала к общению на своем уровне может привести к таким нормам обмена информацией, которые нарушат нормальное функционирование организаций. Целесообразно на каждом иерархическом уровне предоставить право создавать свои целевые каналы связи. Это необходимо для исследовательских подразделений, в которых такие связи желательны для обмена плодотворными идеями при совместном выполнении заданий.  [c.115]

Горизонтальная коммуникация носит более открытый, доверительный характер, однако и здесь возможны серьезные проблемы, например конкуренция между работниками за доступ к ограниченным ресурсам, а также за влияние на руководителя более высокого уровня. Кроме того, продолжительные коммуникации создают солидарность группы и формируют коллективнукз реакцию на события, которая может быть неадекватной.  [c.246]

Проблемы гносеологические как перейти от обыденного сознания в восприятии персонала к научным методам его познания, уйти от восприятия людей как кадров , ресурсов какие теории и научные дисциплины включить в качестве подходов к познанию субъектов организации (личности, группы, коллектива в целом) каковы факторы, определяющие специфику субъектов организации, и регуляторы их поведения как познавать, исследовать хозяйственные организации, их поведение, а также поведение и развитие субъектов организации в условиях дефицита ресурсов, закрытости и незаинтересованности отечественного бизнеса Как познать особенности отечественных систем, закономерности их развития — общие и специфические — и степень применимости зарубежных теорий и опыта (которые также требуют исследования) В частности, особого внимания заслуживают системы с горизонтальной коммуникацией (подход, называемый тоётизмом ), возможности и условия адаптации и переноса опыта японских систем менеджмента и управления персоналом на российскую почву.  [c.46]

Рассмотрим принципы организации совместного труда производственных рабочих по методу уплотненной технологии , горизонтальных коммуникаций ( тоётизм ).  [c.120]

Японский ученый М. Аоки выявил закономерность системе горизонтальных коммуникаций в сфере производства соответствует жесткая иерархическая система управления персоналом и наоборот жесткой иерархической системе управления производством адекватна слабая, ограниченная по функциям и возможностям система управления кадрами. Повышение роли работника, группы в решении оперативных задач по сравнению с ролью организации, перенос акцента с материальных факторов производства на человеческие определяет и ведущую роль служб управления персоналом (УП).  [c.123]

Интересным представляется опыт соединения достоинств японского менеджмента, основанного на принципах уплотненной технологии, широкой специализации работников, горизонтальной коммуникации, с американским индивидуализмом, узкой специализацией и традиционно высокой ролью отраслевых профсоюзов. Компромиссная система социальной защиты работников дочерней фирмы Дженерал Моторс в Вермонте, организовавшей производство под руководством японских менеджеров с использованием достижений Тоёты , отразилась в коллективном договоре между администрацией Нью Юнайтед Мотор Мэньюфэкчуринг (совместное американо-японское предприятие НУММИ ) и местной организацией профсоюза работников автомобилестроения, аэрокосмической промышленности и сельскохозяйственного машиностроения Америки91. Во введении к этому договору записано В основу отношений на производстве должны быть положены бригадный метод, взаимное доверие и уважение, исходящее из признания аксиомы, что люди — наиболее важный ресурс компании. Чтобы эти усилия увенчались успехом, трудящиеся и менеджмент должны сотрудничать друг с другом, как члены одной команды.  [c.313]

При тарификации [риска страховая компания учитывает тип строения, в котором находятся денные бумаги. При этом учитывается конструкция, материал, использовшный для различных элементов конструкции (несущих вертикальных структур, перекрытий, крыши и т.д.) морфологические особенности строения (высота, наличие внутренних перегородок, вертикальных и горизонтальных коммуникаций). Выделяются внутренние и внешние факторы, отягощающие риск. Например, размещение в здании других коммерческих структур или взрывоопасных производств в непосредственной близости.  [c.313]

Поскольку при горизонтальной коммуникации ее участники находятся на одном иерархическом уровне информационный обмен может быть более дружелюбным и эффективным чем в случае вертикальной коммуникации. Такой обмен является хорошим средством развития компетенций сотрудников, усиления их мотивации за счет межфункционального взаимообогашения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширения социальных контактов в организации. В тоже время, находящиеся на одном уровне работники могут конкурировать за организационные ресурсы,внимание и расположение руководства или рядовых сотрудников, что может осложнять коммуникационный процесс и отрицательно сказываться на результатах организации.  [c.299]

Как наладить горизонтальные коммуникации в компании?

Автор: Валерий Клепкин

Ваш главный инженер жалуется на недостаток информации по финансированию
проекта, бухгалтерия, прикрываясь отчетом, отправляет желающих получить
очередной документ, а отдел продаж по-своему интерпретирует отчеты маркетолога
Результат никто не в курсе, чем вообще занимаются остальные сотрудники и что
из этого получится.

Сейчас, скорее всего, не найдется ни одного руководителя, который не знал бы,
насколько эффективнее делают бизнес правильно построенные коммуникации. В данном
случае речь пойдет о горизонтальных коммуникациях, отношение к которым за
последние 50 лет претерпело существенные изменения. Например, еще совсем недавно
главы мультинациональных компаний были уверены, что общение сотрудников одного
уровня иерархии допустимо лишь по рабочим вопросам или на корпоративных
мероприятиях. Каждый был погружен в свою работу, что в итоге приводило к узости
взглядов и нежеланию понять цели деятельности коллег. Это, в свою очередь, никак
не способствовало сплочению коллектива в достижении производственных задач.
После того как была доказана неэффективность такого метода, в теории менеджмента
появилась масса различных подходов к формированию «правильного» общения
сотрудников.

Единой дорогой в светлое будущее

Одним из наиболее популярных стал довольно радикальный подход, основными
принципами которого можно назвать следующие. Во-первых, сторонники этого подхода
наивно полагали, что цели работников и руководителей организации в принципе
одинаковы, а значит, можно сформировать единую понятийную основу. Во-вторых,
данный подход пропагандировал, что все различия во мнениях связаны с недостатком
понимания между собой, и, если правильно интерпретировать ту или иную ситуацию,
расхождений во мнениях не будет. Какие тут расхождения, если у всех одна цель?!
И, наконец, в-третьих, считалось, что наиболее эффективно коммуникации
налаживаются в процессе разрешения рабочих конфликтов, так как стороны,
преследуя одну и ту же цель, в итоге стремятся к взаимопониманию.

Не правда ли, напоминает учебник «Пособие по построению коммунизма»? Единая
цель, единое светлое будущее, всеобщее понимание Стоит ли говорить, что
подобные принципы весьма утопичны и далеки от практики. Вы всерьез полагаете,
что ваши сотрудники спят и видят, как повысить эффективность труда и прибыль,
при этом не получая даже дополнительной премии? А кому-то и премия не нужна, у
него вообще служебный роман, и чихать он хотел на повышение качества вашей
продукции.

А как же правильно?

Говоря серьезно, коммуникации в компании это не лозунги и призывы, эффект
которых сомнителен, это процесс, который также требует формы и времени. Задача
руководителя определить эту самую форму и внедрить на все уровни. Поскольку в
данной статье речь идет, в частности, о горизонтальных коммуникациях,
остановимся подробней на том, что это вообще такое. Горизонтальные коммуникации
определяют общение по вопросам разного рода между сотрудниками одной иерархии.
Сюда относятся и разговор рабочих цеха в курилке, и совещание менеджеров
среднего звена, и совместный уик-энд руководителей фирмы. Масштабно, а потому
требует хорошей проработки. Люди не механизмы, а потому устное или письменное
общение является единственно возможным способом координации действий, а значит,
и функционирования всего бизнеса. Коммуникации существовали, существуют и будут
существовать, вне зависимости от стадии развития фирмы, ее численного состава и
национальной принадлежности работников. Для руководителя важно позаботиться о
том, чтобы каналы связи работали без сбоев. Информация должна быть максимально
достоверной, открытой и связанной, так или иначе, с деятельностью фирмы.
Рассмотрим на примерах, удачных и не очень, как можно этого добиться.

Испорченный телефон

Допустим, руководитель фирмы захотел передать какое-то простое сообщение всем
своим сотрудникам, коих ни много, ни мало, а тысяча человек. Действуя по
стандартному принципу, он передал информацию сначала своим непосредственным
подчиненным директорам подразделений. Те, в свою очередь, оповестили
начальников отделов. Начальники передали сообщение сверху своим подчиненным.
Подчиненные распространили сообщение между собой. Каково же было удивление
руководителя, когда информация вернулась к нему в совершенно новой
интерпретации!

На практике бывают довольно забавные случаи. Вот один из них. Дело
происходило в преддверии солнечного затмения, когда директор крупного
предприятия решил провести массовый просмотр природного явления во дворе фирмы.
Для действа даже были закуплены специальные очки. Информация о собрании
передавалась по ступеням иерархии и горизонтально, как это было описано выше.
Текст устного сообщения директора звучал следующим образом: «Всем сотрудникам
компании собраться 15 июля в 14:00 в парадном дворе. Целью мероприятия будет
просмотр солнечного затмения, после чего директор выступит с краткой речью. Очки
для просмотра можно получить с утра на ресепшн». Когда подошло назначенное время
мероприятия, оказалось, что во дворе собралась толпа сотрудников, не знающих,
зачем их вообще сюда пригласили. Очки обнаружились лишь у одной трети
работников. По итогам опроса, конечное сообщение, дошедшее до самых младших
специалистов и рабочих, звучало примерно так: «Сотрудникам в ближайшее время
(кажется, завтра) следует собраться во дворе, где все увидят, как директор
затмит собой солнце». А если бы это было важное производственное совещание?

Починка телефона

Психологи давно доказали, что каждый человек воспринимает в устной речи не
больше 30% информации. К тому же, полученные данные он интерпретирует в
зависимости от личных интересов. Сказав какую-то фразу, он может подразумевать
совсем не то, что вы подумали, и наоборот: ваши слова собеседник перевернет с
ног на голову только потому, что ему так хочется. Для неверующих в силу
испорченного телефона бизнес-тренеры советуют испробовать специальное краткое,
но очень эффективное упражнение. Участвуют примерно 7 человек. Все, кроме
одного, выходят из комнаты. Руководитель передает оставшемуся текст сообщения,
состоящий из нескольких связанных предложений, с обязательным использованием
каких-нибудь имен, дат или адресов. После этого одного из сотрудников приглашают
в комнату, и первый человек передает ему все, что он запомнил. Потом приглашают
третьего, которому сообщение передает второй, и так далее. Вы хорошо посмеетесь,
когда услышите, что скажет последний в цепочке человек. Таким образом доказано
на чужих ошибках! информация, которую необходимо передать в одном контексте
для большого количества людей, должна быть оформлена письменно. В противном
случае придется «затмевать солнце».

Доступно и легко

Допустим, руководство разорилось на изготовление листовок, и теперь, казалось
бы, вся информация в достоверном виде окажется на местах. Не тут-то было!
Представьте: менеджер по работе с клиентами ведет очередные переговоры, и тут к
нему в комнату, радостно шурша листовкой, влетает коллега из отдела закупок.
Клиент оборачивается, суть разговора выпадает, клиентщик одаривает коллегу
ледяным взглядом. Последний извиняется и тихо ускользает, листовка остается
ждать своего звездного часа, а потом дела, обед и опять масса работы Даже
обеспечив хорошие коммуникации, нужно предоставить к ним всеобщий простой
доступ. Был такой случай. Одна крупная организация создала, как это часто
принято, внутреннюю корпоративную почту. Руководство часто пользовалось ею для
рассылки указаний по массовым мероприятиям и тому подобному. Читают ли
сотрудники эти сообщения никто не проверял, помог случай. На улице стоял
сентябрь, и начальник отдела кадров привез с дачи огромный мешок яблок. Быстро
отправив сообщение всем сотрудникам о том, что он раздает продукт бесплатно, с
целью укрепления здоровья коллектива, начальник стал ждать, кто прибежит первым.
Первый любитель бесплатного менеджер отдела продаж, появился через пять минут.
Остальные подтянулись через неделю. Оказывается, сотрудники, не имеющие
отношения к клиентам и поставщикам, почту практически не смотрели.

Фейсом об тейбл

Если электронная почта или внутренний чат еще пользуются довольно большой
популярностью, то явно отмирающим классом можно назвать доски объявлений или
столы с информационными бюллетенями. Информацию на таком носителе нужно
обновлять как можно чаще. Век высоких технологий обязывает людей все быстрее
адаптироваться к новому темпу работы, оперативней получать новую информацию. В
принципе, доска объявлений может стать вполне эффективным средством
коммуникации, если заинтересовать сотрудников информацией, которую можно
получить только с этого носителя. Тут, без сомнения, каждый руководитель
выскажет массу идей относительно того, чем больше всего интересуются его
подчиненные. Например, достаточно объявить, что все изменения по размерам премий
будут вывешиваться на доске объявлений, и доска получит полный аншлаг. Но не
стоит выставлять на всеобщее обозрение приказы о выговорах и замечаниях. Может,
это и было принято раньше, но в современных условиях метод оказывается очень
негибким. Кому охота увидеть свой позор и реакцию коллег на него?

Практика показывает, что отношение к столам с листовками и доскам должно быть
творческим. Разрешите сотрудникам самим вывешивать на доску свои идеи или просто
приветы соседнему отделу, и увидите, сколько скрытых талантов в вашей
организации. А главное, как это будет дешево!

Одна торговая фирма решила внедрить подобную практику в жизнь. Доску
прикрепили в столовой, самом популярном среди сотрудников помещении. Место
выбрали очень удачное: кто бы ни зашел в столовую, первое, что он видел на
стене, была доска. Поначалу она пустовала, изредка демонстрируя приказы по
прошедшей инвентаризации и тому подобные скучные дела. Первый шаг сделал сам
директор. Он прикрепил к доске зеленый квадратный листок бумаги с приглашением
разделить с ним воскресную поездку с его семьей на лыжах. Необычный вид бумаги
моментально привлек внимание сотрудников, а когда они ознакомились с текстом, от
желающих поставить в список свою фамилию не было отбоя. Казалось бы, приглашение
на неформальную встречу никак не связано с производственными задачами. Но с той
поры доска стала вызывать больший интерес. Сотрудники начали оставлять на ней
записки друг другу по решению как раз производственных задач. Руководство
заметило, что некоторые проблемы стали решаться быстрее и эффективнее. Апофеозом
всему явилась вывешенная на доску шуточная стенгазета, созданная анонимным
автором. Директор забрал ее себе на память, как символ очередной победы
управленческой мысли.

Пресса, но не желтая

Пожалуй, одной из наиболее глобальных форм коммуникаций на крупных
предприятиях являются печатные издания, газеты и даже глянцевые журналы.
Руководители видят в этом массу преимуществ. Начнем с того, что, когда сотрудник
работает в компании, где численность состава офисных сотрудников превышает 300
человек, он запоминает лишь основных людей, с которыми ему приходится
сталкиваться по работе, ну и, конечно, главных лиц предприятия. Если этому
сотруднику потом вдруг понадобится решить вопрос с «незнакомым» отделом, на
практике порой возникают довольно неприятные ситуации. Например, работника из
отдела маркетинга отправили в производственно-технический отдел с целью получить
какую-либо информацию. Он приходит в отдел, и инженеры отвечают ему, что они
этим не занимаются, а всю документацию можно получить у начальника цеха.
Последний утверждает, что это точно не его вопрос, и отправляет несчастного в
бухгалтерию. Ситуация говорит о следующем: когда совершенно несмежным отделам
крупных организаций оказывается вдруг необходимо работать по одному проекту, им
приходится довольно долго налаживать коммуникации, поскольку они понятия не
имеют, кто чем занимается. После этого начинаются взаимные недовольства, коллеги
напрямую возмущаются, что «эти, из бухгалтерии, непонятно чем вообще
занимаются», и тому подобное. Несмотря на то, что сотрудник может работать
сугубо по одному участку работы, ему необходимо давать информацию о деятельности
всех служб организации для понимания конечного результата и функционирования
общего механизма.

Газета или журнал в данном случае отличный способ коммуникации. Такая
пресса создается именно про сотрудников и для сотрудников. Описание отдыха
президента компании на Гавайях здесь неуместно. И особенно полезно, когда газета
публикует итоги работы каждого отдела по месяцам или раз в квартал. Например,
работу отдела персонала можно измерить количеством проведенных собеседований и
закрытых позиций, а деятельность отдела рекламы числом новых привлеченных
клиентов. Главное, «измеритель» должен быть прост и понятен. Если в газете
появится заметка о том, что один сотрудник call-центра ежедневно принимает более
100 звонков, и каждый длится в среднем 2 минуты (то есть, среднее время
разговора в день составит 3 часа 30 минут), никто не будет думать, что секретари
бьют баклуши.

Бизнес по-домашнему

Стоит признать также, что газета все же менее пафосна, чем доска почета. В
ней можно и нужно публиковать фото передовиков производства по оценкам за
определенный период. Этот носитель доступен одновременно всем, и директору, и
рабочему. В иностранных компаниях корпоративная газета или журнал умелый
инструмент не только коммуникаций, но и внутреннего пиара.

В последнее время в мультибрендовых компаниях наблюдается тенденция к тому,
чтобы в коммуникациях использовать меньше формализма. Вспоминаем известный
призыв: «С любым рационализаторским предложением к Президенту компании!» Это
из той же оперы. Вот, к примеру, обсуждает сотрудник важные вопросы с грозным
финансовым директором, а потом видит корпоративную газету с фотографией этого
директора в младенческом возрасте. Оказывается, он тоже был без зубов, волос и
все время плакал. И уже не пугает лощеный образ в строгом костюме. Отношения
становятся более человечными. Или работник вдруг узнает, опять же из газеты, что
вечно хмурый коллега напротив, у которого бумажки не допросишься, тоже
коллекционирует мягкие игрушки и разводит декоративные фиалки.

Посторонним вход открыт

Кстати, об открытости. Как говорилось выше, это один из основных моментов
эффективной коммуникации на любых уровнях иерархии. Уже было сказано, как можно
передать информацию с помощью внутренних каналов, теперь стоит сказать о том,
что открытость должна проявляться не только на бумаге и словах. Заявляя о том,
что новый работник может в любую минуту подойти с вопросами к сотрудникам
компании, нужно быть на сто процентов уверенным в том, что не вы один так
думаете. Вообще-то время, когда «посторонним вход открыт», тоже должно быть
формализовано. Иначе, продвигая идею в массы, сотрудники будут раздражать другу
друга вопросами, задаваемыми в обед, или подсовыванием срочных документов во
время подготовки отчетов.

В последнее время особенно популярна идея открытых офисов, то есть, когда в
организации не существует внутренних стен, а сотрудники сидят за стеклянными
перегородками. Считается, что так создается особая внутренняя коммуникативная
среда: работникам легче общаться, все видят, чем заняты соседи. Но и тут не
обходится без ложки дегтя. Не секрет, что если вокруг тебя постоянно мельтешат
люди и звонят телефоны, может быть довольно сложно сосредоточиться. Особенно,
если телодвижения вокруг не имеют отношения к твоей работе. Например, в таком
отделе, как бухгалтерия нужны спокойствие и тишина, иначе повышается
рассеянность внимания и вероятность допущения ошибок. Вообще, если уж на то
пошло, клиентский отдел лучше помещать в отдельном зале, ведь сторонним людям не
обязательно видеть, как работают остальные отделы.

Дверная политика

Вы никогда не задумывались над тем, принято ли в вашей фирме влетать друг к
другу в кабинеты без предупреждения? Или все сотрудники вежливо предупреждают
свой приход к коллегам телефонным звонком? Не знаете? Ну и зря. То, как
сотрудники входят в рабочее помещение коллег, показывает, насколько легко
получать информацию на одном уровне иерархии. Как удобно, когда можно зайти в
соседний отдел как к себе домой, и как раздражает, когда ваш кабинет
превращается в проходной двор

По деловому этикету считается, что зайти к коллегам можно без предупреждения,
если только они не работают с клиентами. Если нужно отвлечь сотрудника на
длительный срок, лучше позвонить и договориться о времени прихода. Ну, а если
работник собрался к начальнику, нужно как минимум постучать в дверь. К
сожалению, не все владеют правилами хорошего тона, поэтому руководство одной
крупной организации придумало простой способ соблюдения этикета. Например, в
двери кабинетов начальников и директоров было встроено тонированное стекло,
через которое вполне отчетливо было видно, есть ли в кабинете руководителя
посетитель или нет. Это сразу отсекло дурную привычку работников вваливаться в
кабинет начальства, а потом краснеть за нарушение хода важных переговоров. На
двери отдела кадров и бухгалтерии были прикреплены таблички с расписанием часов
приема, в которые сотрудники названных отделов могут выдать справки, подписать
документы и т.п. В остальные часы отдел вообще закрывали на ключ, поскольку
проходной двор никак не способствует составлению отчета и проведению
собеседования. По срочным вопросам работники могли обращаться по телефону или по
внутреннему чату.

Другая компания придумала путь еще проще. Открытая дверь любого кабинета, в
том числе начальника, означала, что вход коллегам открыт. Во время переговоров
она закрывалась это было также неформальным знаком, что сотрудник занят, и
даже стучать нельзя. Вообще, стоит сказать, что создание иллюзии постоянной
готовности коллег помочь друг другу приводит к неэффективному планированию
времени. Приведу пример. В отдел персонала крупной производственной компании
поступил на работу новый сотрудник. Начальник отдела, нагрузив его работой,
искренне заверил того, что он может в любое время обращаться с вопросами к
остальным сотрудникам отдела. Потом они обсудили план выполнения заданий и сроки
первого отчета. Но радость новичка в момент улетучилась, когда оказалось, что
получить штатное расписание он может не «прямо сейчас», как говорил
руководитель, а ближе к пяти часам, поскольку кадровик зашивается с работой.
Коллега-менеджер не может просветить его относительно потребностей фирмы в
людских ресурсах в два часа, поскольку уже запланировал на это время поход к
главному бухгалтеру, и так далее. Люди планировали время своей работы, не
координируя его с коллегами, соответственно, план сбивался, время тратилось на
последующее согласование встреч. Стоит также добавить, что отправить ни с чем
приставучего коллегу проще, если время его прихода не планируется, но если на
отделе вывешены часы приема, этот номер не пройдет. Да и сотрудники будут
морально готовы к шквалу посетителей, перенеся подготовку документации на более
позднее или раннее время. Еще один отрицательный момент чрезмерной открытости
это возможность сотрудников легко общаться по непроизводственным задачам в
рабочее время. Раз открыто, можно пойти пообщаться, обсудить последний
блокбастер или поведать страшную тайну о разводе Иванова.

Без лишних слов

Работники любого предприятия образуют собой некую коммуникативную среду, в
которой, как уже обсуждалось выше, есть свои правила поведения и общения. Именно
поэтому новым сотрудникам бывает трудно адаптироваться в коллективе, не зная,
как принято взаимодействовать между собой. Бывает, сотрудник начинает обращаться
к коллегам на «вы» и называть всех по имени и отчеству, что вызывает издевку с
их стороны, поскольку они и начальника-то своего называют попросту «Васек». Или
все говорят в обеденный перерыв о каком-то «финике», шутят и смеются, а новичок
глупо улыбается, знать не зная, что так принято неформально называть финансового
директора. Руководители-новаторы, понимая всю важность быстрой адаптации,
придумали, как справляться с подобными коммуникативными барьерами. Сейчас на
некоторых предприятиях уже успешно действуют внутренние словари-переводчики,
которые включают в себя жаргонные слова сотрудников, используемые в работе, а
также общие правила общения. Такой открытый способ узнать внутреннюю
корпоративную среду способствует тому, что новичок быстрее начинает ощущать свою
причастность именно к этой команде и ему легче общаться с коллегами.

Старая добрая ротация

Как известно, все отделы и службы предприятия по-разному лояльны друг к
другу. Например, бухгалтерия и отдел кадров связаны прочными узами документов по
увольнению, приему и отпускам. Поэтому они могут легко сопоставить объемы работ
относительно друг друга и не задаваться глупыми вопросами на тему того, что
«соседи там в потолок плюют». Зато бухгалтерия уверена, что будь в отделе
рекламы одним пиарщиком меньше, разницы никто бы не заметил. Чем они вообще там
занимаются? И если вдруг приходит сотрудник из отдела, к которому лояльность
ниже, скорость предоставления ему информации значительно падает. Ничего,
подождет, он там и так ничего не делает. Чтобы не возникало таких разделений на
«хороших» и «плохих», на крупных предприятиях используют ротацию кадров. Сделаю
оговорку: ротация предназначена не только для вовлечения сотрудника во все
аспекты производственного процесса на предприятии, но и для открытия новых
возможностей, однако речь сейчас не об этом.

Что касается перемещения сотрудников по несмежным отделам, тут можно долго
рассуждать на тему плюсов и минусов, лишних затрат времени и достигнутых
эффектов. Однако определенно можно заявить, что после прохождения нескольких
этапов программы ротации сотрудники начинают гораздо лучше ориентироваться в
общей ситуации. Это, в свою очередь, позволяет им быстрей определять, по какому
вопросу лучше обращаться в тот или иной отдел, к тому или иному конкретному
человеку. Экономится время, коммуникации становятся более эффективными, а общая
лояльность к коллегам возрастает. Возможно, ротация более трудоемкое действие,
нежели установка прозрачных перегородок, но эффект от нее несравнимо выше.
Взгляд на коллег из-за стекла дает лишь очень поверхностное представление об их
действиях, ротация позволяет глубоко узнать суть процесса.

Банкетные дела

Горизонтальные коммуникации на то и горизонтальные, что формализма в них
гораздо меньше, нежели при вертикальном общении. И отделить дружеские отношения
от нормальных деловых порой бывает невозможно. Стоит также признать, что
приятельские отношения значительно облегчают общение коллег-друзей по рабочим
вопросам. Развитию именно таких отношений способствуют всеми любимые
корпоративные мероприятия. Причем корпоративная вечеринка может стать хорошим
инструментом управления, если умело все организовать. Приведу пример. В одной
крупной проектной организации претворяли в жизнь грандиозный план по внедрению
новой инжиниринговой системы. Но работа застопорилась из-за того, что
производственно-технический отдел, планировавший сроки производства, и бюро
разработчиков никак не могли договориться об этапах действий. Одной из возможных
причин задержки была неопытность нового начальника бюро, который, к тому, же был
новичком в компании. Ситуация выпала на один из праздников, и отдел персонала,
перед которым стояла задача разрешить назревающий внутрифирменный конфликт,
придумал такой способ.

Корпоративная вечеринка была вполне банальная фуршет в ресторане,
выступления артистов, танцы и т.п. Организаторы праздника расставили таблички с
именами сотрудников по определенным местам, посадив таким образом сотрудников
бюро и производственно-технического отдела друг напротив друга. Неформальное
общение сделало свое дело. Уже в середине вечера начальники противоборствующих
отделов сдружились на почве рыбалки, а к концу банкета руководитель ПТО вызвался
передать управленческий опыт неопытному начальнику бюро и взял над ним шефство.
Проект прошел «на ура». Правда, в корпоративных мероприятиях есть и другая
сторона медали. Порой слишком неформальные отношения коллег могут привести к
развитию служебных романов, что, в отличие от легкого полезного флирта, приносит
ущерб деятельности фирмы. Использование корпоративных мероприятий для целей
сплочения коллектива предполагает наличие осведомленности организатора в
вопросах психологии и социального поведения, в противном случае последствия
могут сильно удивить вас.

Укрощение процесса

При построении горизонтальных коммуникаций нужно также помнить, что этот
процесс полностью и на сто процентов регулированию неподвластен. Даже если вы
подсматриваете за работниками в камеры, прослушиваете их телефоны и читаете
почту, часть информации скроется от вас или будет неправильно вами
интерпретирована. Чтобы не вдаваться в крайности, определите, взаимодействие
каких служб предприятии наиболее актуально, и проводите ротацию. Остальным
сотрудникам, возможно, достаточно знакомиться с результатами работы организации
в еженедельной газете. Придумайте способ заинтересовать сотрудников пользоваться
внутренним чатом или доской объявлений по рабочим вопросам. Методами опроса и
наблюдения определите места скопления сплетен и слухов и направьте туда
официальный источник информации. Нужно понимать, что коммуникации изменчивы во
времени и пространстве, однако каналы, через которые они проходят, можно и нужно
регулировать, стимулировать и контролировать.

Источник: The Chief

09.06.2006 12:19

http://www.astera.ru/news/?id=37217

Горизонтальные коммуникации

Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между различными отделамиорганизации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящейорганизации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит измножества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен длякоординации задач и действий. Поскольку организация — это системавзаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобыспециализированные элементы работали совместно, продвигая организацию внужном направлении.К примеру, представители разных отделов в нашем институте периодическиобмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписаниязанятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество висследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местногонаселения.В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальныегруппы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важнойсоставляющей удовлетворенности работников организации.

Модели коммуникации.

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

Коммуникация как взаимодействие.Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия. Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Коммуникация как процесс.Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

Деловое общение — вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.) исходя из общих интересов и целей коммуникантов. Деловое общение — это коммуникативная предметно-целевая и по преимуществу профессиональная деятельность в сфере социально-правовых и экономических отношений (М. В. Колтунова 2005).

Особенности делового общения[править | править вики-текст]

1. Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта.

2. Общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела.

3. Основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество^[1].

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на: с точки зрения формы речи:

· устное

· письменное;

с точки зрения — однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим:

· диалогическое

· монологическое;

с точки зрения количества участников:

· межличностное

· публичное;

с точки зрения отсутствия/наличия опосредующего аппарата:

· непосредственное

· опосредованное;

с точки зрения положения коммуникантов в пространстве:

· контактное

· дистантное^[2].

Формы делового общения[править | править вики-текст]

Деловая беседа — межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Наиболее распространенная и чаще всего применяемая форма деловой коммуникации.

Деловая беседа по телефону — способ оперативной связи, значительно ограниченной по времени, требующей от обеих сторон знание правил этикета телефонных разговоров (приветствие, взаимопредставление, сообщение и обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание).

Деловые переговоры — обмен мнениями для достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон.

Служебное совещание — один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Деловая дискуссия — обмен мнениями по деловому вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных её участников.

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Публичная речь — монологическая ораторская речь, адресованная определенной аудитории, которая произносится с целью информирования слушателей и оказания на них желаемого воздействия (убеждение, внушение, воодушевление, призыв к действию и т. д.)^[2].

Деловая переписка — письменная форма взаимодействия с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте либо по электронной почте. Деловое письмо — это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии^[3].

Также формами делового общения являются Публичные торги и Презентация.

Технология делового общения[править | править вики-текст]

1. Вербальное общение — устная словесная передача информации.

2. Невербальное общение — информация, передаваемая с помощью невербальных средств общения (жестов, мимики, интонации, позы тела и т. д.).

3. Дистанционное общение — передача информации с использованием различных видов технических средств (телефон, факсимильный метод, почта, интернет-коммуникации, электронная почта, системы теле- и радиовещания).

Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.
Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.
Различают следующие виды коммуникации:
— несловесные персональные;
— словесные устные;
— письменные персональные;
— письменные групповые внутри организации и за ее пределами.
В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.
Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.
Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на нис- ходящие и восходящие потоки.
Нисходящее направление — коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню.
Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.
Восходящее направление — перемещение информации от более низкого к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников до руководителей, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.
Горизонтальное направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированность действий. В одном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом — происходит спонтанно.
Элементами коммуникации являются:
— источник;
— кодирование;
— передача сигнала;
— канал;
— расшифровка — прием;
— обратная связь;
— помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.
Источник — в организации источником коммуникации являются сотрудники.
Кодирование — перевод идей источника в систематический набор символов, на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
Передача сигнала — цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.
Канал — передаточный механизм от источника к приемнику. В организации — это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
Расшифровка — прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.
Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, что позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.
Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы), статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понят шифр, неувязка информации с положением лица, посылающего ее, при передаче обнаруживаются шумы.
Коммуникация в организациях — это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. В соответствии с этим и строятся модели коммуникации.

Читайте также:

Рекомендуемые страницы:

Поиск по сайту

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ — Студопедия

Весьма значительную часть рабочего дня менеджера занимают горизонтальные(перекрестные) коммуникации, соединяющие между собой командные цепочки организации и позволяющие координировать взаимодействие ее различных отделов и подразделений. Кроме того, нередко сотрудники компании предпочитают неформальное общение на одном и том же уровне вертикальным коммуникациям (нередко оно доминирует в среде руководства) формальной цепочки инстанций.

На рис 3.4 представлена коммуникативная схема технического отдела производственной компании. Инженеры активно общаются с техническими специалистами на других уровнях организации (восходящие и нисходящие коммуникации) и широко взаимодействуют с отделами вне командной цепочки (линии горизонтальных коммуникаций в левой половине схемы). Такие горизонтальные коммуникации позволяют эффективно использовать все виды ресурсов компании.

Их значительные роли в горизонтальных коммуникациях обычно называют пограничными игроками. Они обладают сильными коммуникативными связями в своих отделах, в других подразделениях и обычно с внешними сообществами (см. правую часть рис. 3.3), которые обеспечивают «пограничников» большими объемами информации. Возможность ее фильтрации или передачи заинтересованным лицам является источником статуса «игроков» и их потенциальной власти.

СЕТИ. Пограничные игроки обычно не выходят за пределы официальной сферы своей ответственности, но весьма значительная часть горизонтальных коммуникаций осуществляется менее формальными путями в так называемых сетях. Сеть— это

Глава 3. Управление коммуникациями

73

группа людей, развивающих и поддерживающих неформальный обмен информацией, обычно по представляющим взаимный интерес вопросам. Про работника, ставшего активным участником такой группы, говорят, что он «налаживает связи». Сети могут существовать как внутри, так и вне компании, но чаще всего они создаются на базе внешних интересов (развлечения, членство в клубах, принадлежность к разного рода меньшинствам, профессиональные группы, интересы карьеры, участие в работе профсоюза).

Деб Калдвин — инженер компании (напоминающей представленную на рис. 3.3), входит в сеть, объединяющую исследователей, поддерживающих контакты в ходе профессиональных встреч и (иногда) по телефону. Кроме того, она также прекрасно играет в гольф и является участником гольф-сети в местном загородном клубе, что позволило ей познакомиться с руководителями высшего ранга некоторых местных корпораций, а также с другими влиятельными людьми. Некоторые из ее сетей связаны с бизнесом, другие — с карьерой, а третьи являются чисто социальными.

Участие в различных сетях способствует расширению круга интересов сотрудников, повышению их авторитета в глазах других людей, позволяет им оперативно получать информацию о новых технических достижениях. Обращаясь к сети, сотрудник вступает в контакт с теми, кто имеет интересующую его информацию, или узнает о тех, кто ею обладает. Движимая общими интересами, дружескими связями, вспомогательной ролью в организации или узами сообщества, такая сеть может получить доступ к влиятельным лицам и центрам власти. Получая через них информацию о работе и развивая продуктивные трудовые отношения, работники приобретают ценные навыки, способствующие повышению эффективности их деятельности. В табл. 3.3 приведено несколько практических предложений по развитию сетей.

Рис. 3.3.Коммуникативные связи технического отдела компании

74

Часть 1. Основы организационного поведения

Таблица 3.3.Возможности развития личных сетей

1. Для того чтобы определить, что вы можете предложить другим людям, составьте перечень ваших личных ресурсов.

2. Уясните себе цель, ради которой вы будете создавать новую сеть, или присоединитесь к существующей.

3. Присоединяйтесь к имеющим вес общественным организациям и участвуйте в их деятельности.

4. Инициируйте контакты с людьми всегда, когда для этого существуют реальные (или изобретенные вами) поводы.

5. Делитесь новостями, информацией и идеями с другими людьми, что налагает на них аналогичные обязательства.

6. Не отказывайтесь от возлагаемой на вас ответственности, если это позволит вам завязать контакты с ключевыми фигурами.

7. Докажите другим участникам сети, что вам можно доверить конфиденциальную информацию.

8. Определите ключевые фигуры вашей сети (тех, кто обладает наибольшим влиянием, связями и желанием помочь).

9. Не стесняйтесь обращаться к членам своей сети за советами общего плана в поисках контактов и другой полезной информацией.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РАЗРЕШЕНИЕ ТРУДОВЫХ СПОРОВ. Еще один способствующий горизонтальным коммуникациям инструмент — назначение ответственного за разрешение трудовых споровсотрудника, в обязанности которого входит работа с запросами, жалобами, требованиями трудящихся, разъяснение политики руководства компании и т. д. Обычно все такого рода контакты носят конфиденциальный характер. Уполномоченный расследует дело и принимает необходимые меры для исправления ситуации и недопущения подобных ошибок в будущем. Таким образом, в организации создается альтернатива командной цепочке, появляется возможность честного и беспристрастного решения проблем сотрудников. В компании Rockwell International ответственные за разрешение трудовых споров за год разбирают более 1200 случаев ³.

Горизонтальная коммуникация — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Горизонтальная коммуникация

Cтраница 1

Горизонтальная коммуникация осуществляется между работниками, находящимися на одном уровне: членами одной группы, рабочей группы одного уровня, между руководителями и персоналом одного уровня.
 [1]

Горизонтальная коммуникация носит более открытый, доверительный характер, однако и здесь возможны серьезные проблемы, например конкуренция между работниками за доступ к ограниченным ресурсам, а также за влияние на руководителя более высокого уровня. Кроме того, продолжительные коммуникации создают солидарность группы и формируют коллективнукз реакцию на события, которая может быть неадекватной.
 [2]

Горизонтальные коммуникации — это общение между работниками, которые могут иметь общего руководителя, но не всегда предполагают это условие. Основная задача таких коммуникаций состоит в координировании действий различных субъектов ( работников или подразделений) в рамках производственного процесса. Горизонтальные коммуникации играют очень важную роль, поскольку позволяют согласовывать действия при контроле за издержками, распределении ресурсов, сбыте продукции, а также помогают устанавливать равноправные отношения между подразделениями.
 [3]

Горизонтальные коммуникации также могут быть как индивидуальными, так и групповыми. Коммуникации внутри подразделения или отдела помогают сплотить коллектив, превратить его в команду, а следовательно, повысить мотивацию и удовлетворенность работников.
 [4]

Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне: заместителями Генерального директора, руководителями отделов человеческих ресурсов и продаж, инженерами конструкторского бюро. Основной целью горизонтальной коммуникации является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, т.е. для оптимизации производственного поведения и реализации целей организации.
 [5]

Горизонтальные коммуникации ( коридоры, галереи, переходы) связывают помещения, расположенные в одном этаже; вертикальные коммуникации ( лестницы, пандусы, лифты, эскалаторы) — помещения, расположенные в разных этажах. Пересекаясь, они образуют так называемые узлы коммуникаций, которыми и являются вестибюли, холлы, кулуары.
 [7]

Горизонтальные коммуникации общественных зданий состоят из коридоров, холлов, кулуаров и фойе.
 [9]

Горизонтальным коммуникациям обычно уделяется меньше внимания, чем вертикальным. Полагают, что они менее важны в иерархических организациях. Однако горизонтальные коммуникации часто имеют бдлыиие масштабы, чем вертикальные. Во-первых, в них вовлечено больше людей, чем в вертикальные.
 [10]

К горизонтальным коммуникациям относят информационный обмен между службами и отделами ( а также их сотрудниками), которые не находятся в непосредственной зависимости друг от друга, то есть располагаются на одном уровне управленческой иерархии. Это очень важное дополнение, поско

Горизонтальная коммуникация — Мегаобучалка

Коммуникации в организациях направляются не только вверх и вниз. Горизонтальная или боковая коммуникация [16] является постоянной и важной гранью жизни организации. Вертикальная ось была в центре внимания большинства анализов коммуникации главным образом потому, что классики в основном исследовали эту область (Simpson, 1969). На горизонтальную компоненту обращали меньше внимания, хотя большая часть коммуникации в организации принадлежит к этому типу. Исследование текстильной фабрики, проведенное Симпсоном, показывает: чем ниже уровень в иерархии, тем больше доля горизонтальной коммуникации. И это неудивительно: в большинстве организаций чем ниже уровень, тем больше на нем людей. Этот факт вместе с уже отмеченной тенденцией влияния иерархической разницы на коммуникацию делает естественным общение людей с теми, кто находится на том же уровне в организации. Да и люди одного уровня ближе друг другу по своим характеристикам, что облегчает горизонтальную коммуникацию.

Коммуникация внутри организационного подразделения совсем другая, чем коммуникация между подразделениями. Коммуникация внутри единицы является «крайне необходимой для эффективного функционирования системы» (Katz and Kahn, 1978: с. 444). Разработать наперед каждую мыслимую грань каждого задания, проходящего через организацию, в большинстве случаев невозможно. В каких-то точках должна осуществляться координация и обсуждение выполняемой работы среди равных по положению. В процессе координации жизненно важно взаимодействие между индивидами, поскольку организация не может предвидеть всех возможных случайностей. Коммуникация внутри подразделения гораздо богаче по содержанию, чем материалы организационной координации задачи.

Взаимопонимание коллег является одной из причин власти группы равных. Экспериментальные результаты ясно и убедительно показали важность поддержки межличностных отношений для людей в организованных и неорганизованных группах. Психологически люди всегда тянутся к общению с равными: у людей в одной лодке одни и те же проблемы. Следовательно, если не предоставить проблемы координации группе равных, содержание их коммуникации может принять формы, не относящиеся к функционированию организации или деструктивные (Kate and Kahn, 1978:с. 445; курсив оригинала).

Смысл здесь ясен. Лучше предоставить возможность для ориентированных на задания коммуникаций рабочим группам на всех уровнях организации, чтобы образующиеся лакуны не заполнялись коммуникациями, способными потенциально снизить продуктивность. Но, возвращаясь к общей модели, которой мы здесь следуем, это положение следует модифицировать. Манеру поведения людей в организациях определяют организационные, межличностные и индивидуальные факторы. Если устройство организации делает почти невозможными горизонтальные коммуникации, то вероятность любой коммуникации мала. Работа в очень шумной обстановке или на изолированном рабочем месте сильно мешает взаимодействию. (Разумеется, такие ситуации содержат в себе собственные проблемы для индивидуума и организации). Есть еще одна «сторона медали»: слишком много ответственности за координацию и коммуникации ложится на тех, кто в силу отсутствия воспитания или способностей не умеет в каких-то вопросах придти к разумному совместному решению. Нетрудно описать в абстрактных терминах оптимальную смесь вертикальных и горизонтальных коммуникаций, но следует отметить и другой элемент коммуникаций среди равных: они основаны на общих понятиях, а продолжительные коммуникации создают солидарность группы, и поэтому в рабочих группах развивается коллективная реакция на окружающий мир. Вероятно, эта коллективная реакция сопровождается коллективным восприятием коммуникаций, поступающих или проходящих через рабочую группу. Это коллективное восприятие может оказаться коллективным искажением. Ясно, что рабочие группы (также как и другие коллективы) могут воспринять коммуникацию совсем в другом свете. Относительно простое сообщение, как, например, докладная записка о возможной реорганизации, может быть понято как угроза сокращения. В рабочих группах начинаются обсуждения, которые не имеют ничего общего с тем, что намеревались им сообщить.

Взаимодействия среди равных — это только одна форма горизонтальной коммуникации. Другая форма, тоже важная, происходит между членами разных подразделений организации. На эту тему существует мало исследований. Главная причина в том, что такие коммуникации не приветствуются. Почти в каждой известной форме организации коммуникациям следует идти через иерархию до «надлежащего» офиса, или точки, где положено встречаться иерархам двух единиц. Это значит, что коммуникации должны проходить через офис, расположенный над этими двумя отделами или единицами, чтобы начальство ознакомилось с назначением и содержанием коммуникаций. Простой пример: проблемы между производством и торговлей положено решать либо через офис, либо через назначенных для этого индивидов в обоих подразделениях.

На самом деле такая процедура составляет весьма малую часть боковых коммуникаций. Гораздо больше коммуникаций в виде «лицом к лицу» или докладных записок проходит через должности в заинтересованных подразделениях, чтобы не перегружать коммуникационную систему, которая будет полностью забита, если вся информация, касающаяся взаимодействия подразделений, пойдет сначала вверх от одних, а затем вниз к другим. Когда система забита, связь становится мучительно медленной, либо вовсе отсутствует.

Итак, вовлеченные стороны обычно сообщаются непосредственно друг с другом. Это экономит время и часто приводит ко вполне разумному решению, выработанному на нижнем уровне в тесном сотрудничестве. Но это означает также, что вышестоящие не знают, что происходит, а в долгосрочной перспективе это может принести вред. Проблему решают так: наверх отправляют информацию о том, что сделано, исключая ту, которую можно опустить; можно не сообщать и о том, на что было обращено внимание на месте.

В этом обсуждении нас интересует, главным образом, координация между подразделениями, и тут следует уточнить, что большинство коммуникаций такого рода фактически основано на конфликте. Хорошим примером являются профессиональные отделы. Когда отделы организации комплектуются профессионалами или экспертами, то каждый отдел в своей сфере компетенции приходит к совершенно разным выводам по одному и тому же вопросу (Наде, 1974: с. 101-124). Например, для нефтяной компании вполне вероятно, что геологический, строительный, юридический и паблик рилэйшенз отделы будут иметь разные мнения по поводу намерения открывать новые скважины в разных местах. Каждый отдел будет вносить коррективы в своей сфере компетенции, и для окончательного решения потребуется координация высших чинов. Но в период планирования или развития коммуникации между этими отделами могут быть непродуктивными, поскольку каждый специалист будет говорить на своем языке, непонятном для тех, кто не принадлежит к этой же специальности. Практика показывает, что каждый отдел настаивает на своих оценках ситуации и считает, что другие отделы не понимают «истинного» значения ситуации.

Этот тип проблемы коммуникации характерен не только для специализированных отделов. Коммуникации между подразделениями неизбежно содержат элементы конфликта. Если вовлеченные в конфликт единицы вкладывают капиталы в свое понимание проблем и концепцию их решения, то он будет еще больше. Таким образом, горизонтальные коммуникации через организационные линии содержат и семена, и плоды конфликтов. Такой конфликт, по определению, будет в той или иной форме способствовать искажению коммуникаций. В то же время, направление каждого послания выше с тем, чтобы избежать искажения с помощью координации наверху, может выхолостить послание в попытке избежать конфликта или же коммуникация займет столько времени, что послание станет уже бесполезным. И снова присущая организации комплексность мешает рациональному функционированию организации в целом.

Для коммуникации трудности создают и горизонтальные, и вертикальные аспекты организаций. В то же время, бывают ситуации, в которых эти препятствия преодолеваются. Блестящий образец этого — анализ взлетных палуб авианосцев (Weick and Roberts, 1993). Когда самолет садится, рабочую полосу заполняет ужасный шум и вероятность трагической ошибки велика. Несмотря на это, взлетные палубы работают очень эффективно. Коммуникация работает «сквозь» ранги и организационные отделы. Авторы полагают, что это основано на «заботливых взаимоотношениях» и «коллективном разуме» (с. 357). Каждый крайне сосредоточен. Каждый хорошо обучен. Подобные ситуации встречаются в спортивных командах и в других сферах жизни. Но пример посадочной площадки производит впечатление вследствие своей необычности. В более земных сферах реальной жизни в нашу коммуникацию вторгаются вертикальные и горизонтальные факторы.

Коммуникационные сети

Прежде чем обратиться к более систематическому анализу последствий всех этих коммуникационных проблем, следует отметить последнюю особенность, касающуюся пути, по которому развиваются коммуникации. Из всех организационных характеристик коммуникации более всего поддаются экспериментальным исследованиям, и их можно изучать в лабораторных условиях. Попытки выделить наиболее эффективную систему коммуникации в разных условиях имеют длинную историю (Bavelas, 1950; Leavitt, 7957). Эти лабораторные исследования применимы как для вертикальных, так и для горизонтальных аспектов коммуникации, поскольку в центре внимания оказываются способы координации коммуникационных задач. Исследовали три основные сети коммуникации между членами рабочих групп. Для сети типа «колеса» требуется, чтобы каждое лицо на периферии посылало свои коммуникации на втулку. Это предполагает иерархию, поскольку находящиеся на периферии не могут посылать послания друг другу; задача втулки -осуществлять координацию. В сети типа «круга» каждый член группы может общаться в любую сторону, без приоритетов. Система «общий канал» позволяет каждому связываться с каждым.

Повторные исследования признали наилучшей систему колеса, если в качестве критерия использовать эффективность вынесения правильного решения. Другие типы могут стать столь же эффективными, если они создадут иерархию, но на это потребуется время, в течение которого эффективность будет понижена. Чем сложнее задача, тем больше времени требуется для структурирования коммуникационной сети. Значение этих результатов для наших целей состоит в том, что будь коммуникации вертикальными или горизонтальными, все равно проявляется иерархическая модель. В вертикальной ситуации иерархия уже присутствует, хотя формальная иерархия может быть модифицирована «властью компетенции» или личной привлекательностью. В горизонтальной ситуации иерархия непременно возникнет. Коммуникация существует на базе организационной структуры; но она также и способствует ее развитию.

Проблемы коммуникации

Итак, коммуникации в организациях несовершенны. Основное последствие действия существующих систем коммуникации состоит в том, что послания трансформируются или изменяются по мере их прохождения через систему. Это означает, что конечный реципиент послания получает нечто, отличное от того, что было изначально послано, и это сводит к нулю назначение процесса коммуникации.

Пробел

Существует две главных формы трансформации — пробел и искажение (Guetztkow, 1965). Пробел означает «стирание аспектов послания» (с. 551), и происходит это вследствие того, что реципиент не может воспринять содержание послания целиком и получает или пропускает только то, что удается уловить. Перегрузка коммуникации, о чем речь пойдет позже, также может быть причиной пробела, поскольку некоторые послания не удается обработать вследствие перегрузки. Пробел может быть намеренным, когда определенные блоки информации стираются, проходя через конкретные сегменты организации. Наиболее очевидны пробелы в восходящих коммуникациях, поскольку отправляется большое количество посланий большим количеством людей и подразделений, находящихся на нижних уровнях иерархии. Пробелы возникают по мере фильтрования коммуникаций на их пути вверх. Как было указано выше, в случае намеренных пробелов жизненно важно знать критерии пропуска некоторых видов информации. Могут быть пробелы в виде сокращения деталей и передачи наверх сути послания. Это, конечно, идеально, но практически недостижимо, поскольку обычно пропускают и часть содержания послания. Искажение

Искажение означает изменение смысла посланий по мере их прохождения через организацию. Из предыдущей дискуссии о восприятии ясно, что люди намеренно или ненамеренно избирательно воспринимают то, что они получают в качестве посланий….поскольку разные лица находятся в разных пунктах отправки и восприятия посланий, происходит значительное растворение смысла посланий в контексте, в котором происходит передача. Смысловые критерии во множестве точек пересечения отличаются вследствие разных личных и должностных квалификаций и разных точек зрения, обусловленных положением коммуникатора в организации (Guetzkow, 1965: с. 555).

Искажение в горизонтальных коммуникациях происходит, по-видимому, вследствие различия в целях и ценностях между организационными единицами. Избирательные пробелы и искажение или «кодирование» характерны не только для организаций. Они происходят во всех коммуникационных системах, от семьи до общества в целом. Но для организаций они имеют жизненно важное значение, поскольку организации зависят от точных коммуникаций в качестве основы для принятия решения.

Перегрузки

Проблема перегрузки системы коммуникации характерна для организаций в большей степени, чем для других социальных образований. Перегрузка приводит к пробелам и способствует искажениям. Она также подвержена дублированию и компенсации. В ситуации перегрузки компенсации бывают адаптивные и плохо адаптивные. Пробелы и искажения относятся к плохо адаптивным. Но это нормальная ситуация.

Другим средством, применяемым в ситуации перегрузки, является очередность [17] . Эта методика заключается в выстраивании посланий по времени получения или по другому аналогичному критерию. Очередность может иметь как положительные, так и отрицательные последствия. Если использована неверная система приоритетов, то менее важные послания могут быть задействованы прежде тех, которые фактически гораздо важнее реципиенту. В то же время, очередность позволяет реципиентам задействовать послания по мере их поступления, не оставляя их без внимания из-за общей перегрузки. В качестве примера можно привести эпизод из преодоления последствий крупного землетрясения. Занятые этой работой организации осаждались посланиями. В некоторых организациях потерпевшим разрешалось просить о помощи лицом к лицу, толпиться в офисе и говорить всем сразу; это быстро парализовало организации. Перегрузка была столь велика, что коммуникации не удавалось фильтровать никаким способом. Другие организации получали свои послания по телефону, который обеспечивает механизм произвольной очередности, основанный на работающих телефонах и удаче попадания на линию связи. Этим организациям удалось продолжать свою работу, потому что в единицу времени приходило одно послание. Конечно, при такой очередности не существует реального критерия, чтобы определять, какие послания пропускать, а какие нет, кроме временной фазы и удачи попадания на линию телефонной связи.

Выше упомянутый процесс фильтрования, который означает назначение приоритетов для посланий, является полезной модификацией очередности. Здесь критическим фактором является характер приоритетов. Многие организации используют модифицированную систему сортировки, которая позволяет войти в систему наиболее важным посланиям, если понятно, что организация может принять соответствующие меры. Менее важные послания принимаются, когда позволяет время. Следует отдавать преимущество системе фильтрования такого рода. Вопрос всегда заключается в том, по какому правилу производится фильтрование.

Все рассмотренные проблемы проистекают из того факта, что передаваемая информация в организациях требует интерпретации. В случае крайней перегрузки из-за обилия материала процесс интерпретации становится неоперативным. Очередность и фильтрование предназначены для сортирования посланий по приоритетам. Любая учрежденная заранее система приоритетов означает, что интерпретация посланий уже сделана путем признания одних посланий более важными, чем другие. Таким образом, интерпретация происходит независимо от того, были ли приоритеты установлены заранее или по мере получения посланий.

Организации производят и получают огромное количество материалов. Если представить организацию в виде пирамиды, то в основании ее лежит огромная масса информации, входящей в систему коммуникации организации. По мере движения информации вверх и через организацию она фильтруется и конденсируется. Наверх она поступает в виде «отчета исполнителя». Подобно пирамиде, и количество информации становится меньше по мере ее восхождения в организации. Здесь аналогия с пирамидой заканчивается, поскольку определение того, какую информацию двигать вверх, находится в области интерпретации, принадлежащей человеку или организации.

Горизонтальная связь

Дисциплины>
Коммуникация> Стили> Горизонтальная коммуникация

Технологическая коммуникация
Профессиональная коммуникация | Социальная коммуникация |
Проблемы | Также

В организациях большая часть коммуникации ведется не столько вниз или
вверх, но в сторону, сверстникам и другим.

Связь с процессом

Все мы работаем в рамках процессов, независимо от того, формализованы они или нет. Возьмите процесс
входы, использование ресурсов и предоставление результатов, любой из которых может включать другие
люди на любом уровне в организации (хотя обычно на аналогичном уровне
нам).

Итак, в нашей работе нам нужно общаться с другими, чтобы работать.
Другим также необходимо общаться, чтобы выполнить своих рабочих мест. Большая часть рабочего места
следовательно, общение — это разговор друг с другом.

Связь с процессом включает:

• Запросы информации
• Предоставление информации
• Запросы на действия
• Действует от имени других лиц
• Запрос решений, одобрения и т. Д.
• Коммуникационные решения и др.

Это общение часто напрямую связано с выполнением работы. Это также может быть
о том, чтобы сообщить другим о том, что мы сделали. Это часто случается как
коммуникация снизу вверх или
нисходящее управление, хотя
также происходит горизонтальное общение со сверстниками.

Связь с процессом может использовать различные каналы, включая:

• Официальные документы на основе утвержденных шаблонов
• Неофициальные документы
• Электронная почта
• Телефонные звонки
• Официальные встречи
• Неофициальные встречи

Карьерная связь

Помимо разговоров о работе, нам также интересно, как мы
прогресс и какие возможности могут быть для нас в организации.В
при этом мы можем потратить много времени на изучение возможностей и
заручиться поддержкой.

Карьерное общение включает:

• Запрос о карьерных планах других людей
• Исследование возможностей карьерного роста
• Активно ищем работу, которая позволит нам преуспеть
• Общение, чтобы произвести впечатление на других своими навыками и достижениями
• Общение, чтобы учиться и развиваться
• Общение, чтобы выглядеть лучше своих сверстников
• Общение, чтобы заставить своих сверстников казаться менее способными, чем он сам

Социальная коммуникация

Помимо работы и карьеры, мы социальные существа и обычно получаем удовольствие от компании.
других.Поэтому мы говорим обо всем, что, хотя и не о работе
напрямую, может быть полезным для развития рабочих отношений.

Субъекты социальной коммуникации могут включать:

• Незначительные приветы и простой социальный ритуал
• Сплетни о компании и других людях
• Романтический флирт, общение и построение отношений
• Планирование и обсуждение деятельности вне рабочего места

Проблемы

Горизонтальная связь может быть проблемой в строго иерархической
организации, в которых запрещено общение за пределами своей непосредственной команды
или разочарованы.Возможно, это понятно с точки зрения менеджера, поскольку
пример, когда они могут быть смущены жалобами своих сверстников на
люди менеджера перебивают людей другого менеджера.

Ключевой частью проблемы является то, что процессы часто проходят горизонтально по
отделы, в то время как руководство движется вертикально, создавая структурный конфликт.
Менеджеры также беспокоятся о потере производительности из-за чрезмерного социального
общение.

Многие организации сегодня вышли из состояния строгой иерархической
контроль и движутся к управлению через процессы, в результате чего
горизонтальная коммуникация лучше понимается и используется.Признательность
человеческая психология также улучшилась, и связи между социальными отношениями
и преимущества компании были реализованы.

См. Также

Восходящая связь,
Нисходящая связь

.

горизонтальная связь — это … Что такое горизонтальная связь?

.

Понимание горизонтального и горизонтального. Вертикальная коммуникация: 10 основных отличий плюс примеры

Различные типы коммуникации

Коммуникации в организации можно разделить на следующие категории:
вертикальный, горизонтальный или диагональный. по горизонтали
коммуникация — это когда информационные потоки между людьми,
положение в организации. Горизонтальный
общение помогает обмениваться идеями, пожеланиями, информацией и отношением между
сверстники и коллеги. Это также способствует взаимопониманию и обеспечивает кросс-функциональную
координация.

Вертикальная связь с другой стороны, когда связь
систематически перемещается между руководителями и подчиненными (вверх и вниз). Вертикальный
коммуникация позволяет руководству контролировать
организации и повышения сплоченности. По сути, это позволяет
управление, чтобы контролировать, какая информация в организации.

Отличия

Ниже приведены различия между горизонтальными
и вертикальная коммуникация.

Определение

Горизонтальная связь — это передача информации
между людьми, подразделениями, отделами или единицами на одном уровне
организационная структура. И наоборот, вертикальная связь — это передача
информации между разными уровнями организационной структуры.

Назначение
Связь

Целью работы с горизонтальной связью является
координировать деятельность различных отделов и подразделений
организация.Эффективное использование горизонтальной коммуникации на рабочем месте может
повысить производительность за счет обмена информацией, решения проблем и
сотрудничество и разрешение конфликтов более эффективно. И наоборот, основные
Целью работы с вертикальной системой связи является контроль
поток информации и принятие решений. Общение сверху вниз обычно
состоит из приказов, распоряжений, политических решений, указаний и инструкций;
и получение предложений, мнений и отзывов от подчиненных по восходящей
направление.

Поток информации

При горизонтальной коммуникации информация передается между
люди, занимающие одинаковый ранг и статус в вертикальном общении,
информационные потоки образуют вышестоящие по отношению к подчиненным и наоборот.

Состояние
Формальность

Горизонтальное общение чаще носит неформальный характер. Вертикальный
общение носит более формальный характер, чем горизонтальное общение.

Средний из
Связь

Горизонтальное общение чаще осуществляется устно
средства массовой информации, такие как устная презентация, тогда как вертикальное общение в основном осуществляется
через письменные носители, и это может быть написано руководств, справочников, памяток и
политики.

Вероятность
Искажения

Информация, передаваемая через горизонтальную связь,
обычно без искажений. Информация передается через вертикальную коммуникацию
может страдать от искажения, особенно при устной передаче; информация
может быть испорчен языком тела, нюансами речи и индивидуальностью
информатор.

Длина
Канал связи

Канал связи короче по горизонтали
общение, поскольку в нем участвуют только отправитель и получатель.С другой стороны,
вертикальное общение проходит через длинный канал связи, т.е. от
От директоров к менеджерам до руководителей к подчиненным.

Главный недостаток

При горизонтальном общении, если существует какая-либо враждебность или
соперничество между людьми одного ранга, информация имеет высокий риск быть
скрывается некоторыми менеджерами, которые могут решить, что информация не является необходимой для
быть переданным другому управленческому персоналу. Вертикальное общение с другой
стороны, движение информации происходит медленно или может быть остановлено, но через несколько дней
информация дойдет до младшего персонала.Трудно скрыть
информация, предназначенная для младшего персонала.

Природа
Связь

Горизонтальная коммуникация иногда может потребовать или пригласить
ответ. Вертикальная коммуникация чаще всего односторонняя, и руководство
на более высоком уровне может не приглашать или не ожидать ответа от получателя более низкого уровня.

Намерение
информация

Информация предоставлена
через горизонтальный канал связи предназначен для решения проблемы,
поощрять сотрудничество и согласование задач, разрешать конфликты и
разрешить конфликт.И наоборот, информация, передаваемая через вертикальную коммуникацию
канал предназначен для объяснения миссии или стратегии организации, рассмотрения жалоб,
дать новый набор положений о сотрудниках, объясняющих видение организации,
предлагать предложения, способствовать совместной работе и т. д.

Примеры

Пример горизонтальной коммуникации — обмен информацией между менеджерами.
информация, актуальная для координации деятельности различных ведомств.
Однако примером вертикальной коммуникации является совет директоров.
поручение руководству предпринять конкретные меры и действия.

Разница
между горизонтальной и вертикальной связью в сравнительной таблице

Сводка

Что является основным
разница между горизонтальной и вертикальной связью?

Горизонтальная коммуникация — это когда информация течет между
лица, занимающие такую ​​же должность в организации. Вертикальная коммуникация на
с другой стороны, когда связь между руководителями систематически течет
и подчиненные (вверх и вниз).

.

4 основных типа организационной коммуникации [за и против]

Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого группы людей сообщают о целях компании и способах их достижения. Организационная коммуникация является неотъемлемой частью эффективных методов управления на рабочем месте: продуктивный и продуманный диалог может создать или разрушить организацию и отношения внутри нее.

Часть 1

Типы организационной коммуникации

Чтобы понять, какое далеко идущее влияние организационная коммуникация оказывает на компании, важно понимать различные типы, которые имеют место в компаниях:

1. Неформальное и официальное общение

   Другими словами, эти двое обозначают официальные сообщения и связи между ними соответственно.
   Формальное общение — это заранее определенные каналы, которые сотрудники или руководители могут использовать для связи с другими. Неформальное общение не зависит от уже установленных каналов; в результате контакты могут распространяться на любое количество каналов.

2. Вертикальная и горизонтальная связь

   Определяющая характеристика этих коммуникаций — иерархия.
   Вертикальное общение происходит между начальниками и подчиненными, в то время как горизонтальное общение между людьми на одном уровне сотрудников. Вертикальные обсуждения делятся на восходящие и нисходящие в зависимости от того, откуда идет диалог.

Обе группы коммуникаций предназначены для более конкретных взаимодействий между сотрудниками, менеджерами и высшим руководством. Даже базовое понимание этого имеет решающее значение для любого, кто хочет увеличить коммуникационный поток в организации.

Часть 2

Связь связи с сотрудничеством

Если организации представляют собой здания, то отделы являются строительными блоками, а коммуникация — субстанцией, связывающей их вместе.Маркетинг, человеческие ресурсы, финансы, бухгалтерский учет, операции и менеджмент — все они должны сотрудничать друг с другом для достижения целей подразделения и компании. Эффективное общение положительно способствует организационному сотрудничеству, которое необходимо.

Ценное сотрудничество — синоним эффективного общения. Однако структура сегодняшнего рабочего места, склонность к разрозненности и разрыв поколений способствовали созданию ландшафта, который не всегда способствует удовлетворительной практике общения.Вот некоторые статистические данные, которые показывают состояние современной культуры сотрудничества на рабочем месте:

ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы

• 44 процента топ-менеджеров считают, что межличностные навыки (например, коммуникация) являются наиболее важной частью U.С. разрыв в навыках.
• 80 процентов миллениалов предпочли бы обратную связь в реальном времени, а не традиционные обзоры производительности.
• Трое из четырех сотрудников оценили командную работу и сотрудничество как «очень важные».
• Только 18 процентов получают оценку коммуникации в рамках своей оценки эффективности.
• 27 процентов рабочих проходят обучение связи . Эта группа также чувствовала себя более уверенной в своих способностях общения на рабочем месте.
• 39 процентов опрошенных считают, что люди в их организации недостаточно сотрудничают.

Эти статистические данные из опроса, проведенного Университетом Квинс в Шарлотте, показывают сложную взаимосвязь между общением и сотрудничеством. Руководители и бизнес-лидеры хотят, чтобы сотрудники уже обладали коммуникативными навыками, но как только они прибывают в организацию, у них не так много возможностей для дальнейшего развития имеющихся у них навыков или изучения новых.Это негативно влияет на то, как коммуникация протекает в организации.

Часть 3

Как организационные коммуникации влияют на производительность?

При переводе можно многое потерять. Различные личности создают разнообразие в стилях обучения и слушания.

Люди общаются так, как их учили, и по мере того, как люди становятся взрослыми, то, как люди объясняют себя и как они слушают других, становится еще более твердым.Это мешает людям овладевать новыми коммуникативными навыками, но статистика показывает, что гибкость и открытость для новых способов общения имеют важное значение.

Согласно опросу 4000 сотрудников, проведенному журналом HR Magazine, почти половина не были уверены в том, что от них просили менеджеры, дававшие им задание.

ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, логи, запросы и т. Д.или создайте свой собственный. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы

Еще более тревожным было то, что 36% испытывали эту неопределенность от одного до трех раз в течение рабочего дня. Это показывает, что менеджеры думают, что говорят одно, а работники думают, что имеют в виду совершенно другое. Это может отрицательно сказаться на производительности компании. Сотрудник может на полпути выполнить проект и обнаружить, что не расслышал указания.Это влияет на время и деньги, потраченные работником на завершение проекта. Коммуникация вносит свой вклад в общую прибыль, поэтому лидеры должны осознавать ее связь с производительностью и разрабатывать стратегии для устранения недостатков в общении.

Часть 4

Вызовы организационной коммуникации

Ключом к созданию среды эффективного общения является построение комплексного организационного плана коммуникаций. Бизнес-лидерам и сотрудникам, участвующим в создании этого плана, необходимо подготовиться к коммуникативным вызовам, которые возникают на современных рабочих местах.

• С учетом размера

  Размер организации может создать препятствие для эффективного общения. Если есть сотни сотрудников с несколькими отделами и подотделами, передача различных формальных сообщений от высшего руководства на каждый уровень сотрудников может быть сложной задачей.
  Узнайте, как решение ProSperForms помогает решить проблему межведомственного взаимодействия.

• Как обеспечить подотчетность?

  Менеджеры и лидеры могут постоянно путать обмен сообщениями, но как можно отследить, где произошел сбой в общении? Если не существует культуры, которая признает неизбежность ошибок и использует их как ситуации, на которых люди могут учиться, то ответственность будет трудно реализовать.

• Создание плана, актуального для всех

  Различные роли и функции в отделе требуют различных решений проблем связи, которые могут возникнуть.
  Как план может иметь отношение к подразделениям, у которых есть виртуальные команды, менеджерам, которые предпочитают еженедельные встречи, и командам, которые работают на автопилоте и не видят необходимости часто встречаться?

Существует ли единый подход, которого все должны придерживаться, или нет единого правильного пути для всех? Если изменить политику в пользу предпочтения одного стиля перед другим, в чем будет обратная реакция? Должен ли это быть вообще правильный подход?

Часть 5

Оптимальные методы организационного коммуникационного плана

Есть много способов, с помощью которых лидеры могут решить проблемы, с которыми сталкиваются при создании всеобъемлющего коммуникационного плана, который улучшает поток:

1. Оценить текущее состояние организационных коммуникаций

   • Регулярно ли сотрудники срывают сроки?
   • Известны ли команды о ежеквартальных целях, которые они должны достичь?
   • Как виртуальные команды участвуют в современных коммуникациях?
   Эти вопросы бизнес-лидеры должны учитывать при создании организационного плана. Определите проблемы для разработки применимых решений в рамках организационного плана коммуникаций.

2. Подумайте о внедрении цифровых инструментов

   Технологии — не панацея от всего, но бывают случаи, когда программное обеспечение может помочь в общении в организации. . Когда 1000 миллениалов были опрошены Microsoft о типе рабочего места, которое они предпочитают, 93 процента заявили, что новейшие технологии были основным фактором в их решении работать на конкретного работодателя.Для самого большого поколения в Соединенных Штатах разумное использование технологий имеет значение.
   Современное коммуникационное программное обеспечение, такое как ProsperForms, и бесплатное программное обеспечение для совместной работы, такое как Fluxes, могут поддерживать связь команд друг с другом в режиме реального времени на своей работе и на персональных компьютерах; в то время как Документы Google позволяют командам работать с документами одновременно.

3. Находите способы апеллировать к различным стилям общения

   Каждый переваривает информацию по-разному, поэтому менеджеры должны стараться включать личные встречи, онлайн-обновления и частные отзывы, визуализацию данных для целей и контрольных показателей, а также мотивационные цитаты, чтобы вдохновить членов команды. .Коммуникация не должна иметь универсального подхода. План должен включать варианты коммуникации и идеи для различных типов работников. Людям нужно предоставить как можно больше вариантов.

4. Напоминать сотрудникам, почему они приходят каждое утро

   Сотрудникам не нужно забивать голову делами организации, но очень важно напомнить команде о миссии организации и видении будущего . Скорее всего, это будет соответствовать целям компании, поэтому размещение этих сообщений в офисе или упоминание их во время встреч приносит единство команде.Когда все чувствуют, что находятся на одной волне, команде становится легче объединить усилия по общению.

5. Избавьтесь от ненужных бункеров

   Прискорбно, когда два или более отдела в средней и крупной организации выполняют аналогичную работу или завершают проекты, которые дополняют друг друга, и они не осознают своей синергии, потому что они не общаются . План коммуникации должен способствовать проведению сеансов вопросов и ответов для отдела или «Обед и уроки», чтобы сотрудники и менеджеры могли собраться вместе и обсудить, над чем они работают.Кроме того, несколько простых межведомственных каналов с регулярными обновлениями на ProsperForms могут позволить бизнес-лидерам и менеджерам значительно улучшить коммуникацию между отделами.

Читать дальше:

ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от коллег за считанные минуты. Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы

7 действенных методов для улучшения внутренней коммуникации

Межведомственная коммуникация: лучшие стратегии и пример из практики

ProsperForms — это облачное решение для эффективного корпоративного взаимодействия. Это придает сообщениям более беззаботный тон, делая их легко усваиваемыми, и позволяет членам команды регулярно предоставлять и получать обновления.

Как использовать ProsperForms для эффективного общения на рабочем месте:

1. Связь снизу вверх:
   a) Легко внедряйте ежедневных или еженедельных обновлений статуса для членов вашей команды, создав фид статуса «Как вы способствовали достижению целей команды на этой неделе?».
   б) Создавайте автоматизированные анкеты по расписанию с такими вопросами, как «Как мы можем улучшить?», «Есть ли у вас препятствия?» И т. Д.
2. Нисходящее общение:
   а) Укрепляйте доверие и улучшайте общение с руководителями , регулярно делясь обновлениями и аргументацией ваших решений.
   б) Делитесь информацией об объявлениях компании, новостях отрасли, новых сотрудниках и т. Д.
   в) Регулярно делитесь целями и задачами компании.
3. Для повторяющихся анкет: никто не забывает публиковать обновления, потому что они отправляют автоматических напоминаний в соответствии с выбранным вами графиком повторения .
4. Повысьте удовлетворенность рабочего места за счет повышения прозрачности :
   Каждое обновление статуса имеет отдельный раздел для комментариев , который используется членами команды для уточнения информации , включая предстоящие цели, и руководителями для предоставления обратной связи и улучшения координации без микроменеджмента отправьте поздравление и отметьте хорошо выполненную работу.
5. Используйте обновления статуса для справки в будущем, а сокращает время и усилия, затрачиваемые на ежемесячную, ежеквартальную и годовую отчетность, благодаря мощным функциям фильтрации и экспорта.
6. Опционально, дополняет отчеты последними обновлениями автоматически добавляется из веб-приложений , используемых вашей командой (таких как инструменты управления проектами, системы контроля версий, системы поддержки, финансовые приложения, CRM и т. Д.), Путем подключения этих приложений к вашему статусу подача.
7. Тратьте меньше времени на собрания , делая их более продуктивными, потому что все всегда находятся на одной странице.
8. Совместное использование: обновления статуса могут быть либо
   , — экспортированы в файлы , и распечатаны, , либо отправлены по электронной почте;
   — совместно с менеджером онлайн ; или
   — общий доступ в Интернете в виде отчетов о статусе для всей компании или для всей группы, т.е.е., все члены команды делятся друг с другом своим прогрессом.

Как настроить обновления статуса:

Шаг 1: Создайте свою учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон формы.

• Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».
• Установите апплет как «Общегрупповой», если вы хотите, чтобы все члены команды могли просматривать записи друг друга.
• В качестве альтернативы вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои собственные записи, а заинтересованным лицам — просматривать все записи.

• Шаг 2: Пользователи будут нажимать кнопку « Открыть форму заявки », чтобы заполнить ее и отправить.

Как только будет добавлена ​​новая запись, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просматривать ее в реальном времени на экране временной шкалы.

• Сотрудники могут обсуждать записи в реальном времени — каждая запись имеет свой собственный раздел для живых комментариев.
• Добавляйте к записи неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудиозаметки, файлы).
• Экспортируйте записи или делитесь ими в Интернете.

Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации:

Экран панели мониторинга позволяет сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым поиском соответствующей информации одним щелчком мыши.

Зарегистрируйтесь сейчас

.