Мировоззрение по составу: МИРОВОЗЗРЕНИЕ — разбор слова по составу (морфемный разбор)

Вы запускаете крупный проект на работе, выполняете сложную задачу в сжатые сроки или находите решение для текущей проблемы, но ни одно из этих достижений не кажется столь же полезным, как тот редкий момент, когда почтовый ящик пуст.

Хорошие новости: достижение Inbox Zero не должно быть редким явлением. Воспользуйтесь этими иногда упускаемыми возможностями в Outlook 365, чтобы лучше организовать электронную почту и сосредоточиться на более важных задачах.

ред. примечание: некоторые из приведенных здесь функций относятся к почтовой службе Microsoft, Outlook.com, но большинство из них предназначены для версии Outlook, которая поставляется с Office 365.

1. Переместите сложные и некритические электронные письма в папку дел

В Outlook 365 вы можете создать структуру папок для организации электронной почты. Многие люди используют структуру папок для , архивирующих электронных писем, но папки также являются отличным способом управлять входящими электронными письмами в качестве задач и выводить их из окна входящих сообщений.Мы собираемся использовать эти папки для сортировки электронной почты, организации беспорядочного почтового ящика и преодоления перегрузки электронной почты.

Для этого создайте три новые папки в папке «Входящие». Первая — это папка «To Do», а вторая и третья — это подпапки «Follow Up» и «Someday». Они слабо следуют методологии организации задач Getting Things Done® или GTD®.

Getting Things Done® и GTD® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen.

Для создания этих папок:

1. Щелкните правой кнопкой мыши папку «Входящие» и выберите «Новая папка».»

1. Заголовок первой папки «To Do».

1. Нажмите стрелку рядом с папкой «Входящие», чтобы просмотреть новую папку «Список дел».
2. Щелкните правой кнопкой мыши папку To-Do, выберите новую папку и назовите эту папку «Когда-нибудь».

1. Повторите, чтобы создать подпапку «Follow Up» в папке «To-Do».

Теперь у вас есть четыре папки для входящих писем, и вы можете использовать все четыре папки для управления своими задачами и сохранения чистоты входящих сообщений.

При получении новых писем переместите их в соответствующую папку:

Входящие — Единственные электронные письма, которые остаются в вашем почтовом ящике, — это те, на которые вы должны немедленно ответить. Они либо срочные, либо могут быть обработаны быстро (за три минуты или меньше).

To Do — Перетащите несрочные электронные письма и электронные письма, которые требуют более трехминутного ответа, в вашу папку дел. Вы узнаете об этих элементах позже, но при их перемещении сразу же останется пустым ваш почтовый ящик, пока вы обрабатываете электронные письма.

Follow Up — Переместить в эту папку сообщения электронной почты, которые находятся в режиме ожидания. Такие вещи, как ответы, которые вы ждете, или задачи, которые вы делегировали.

Когда-нибудь — некоторые письма не требуют ответа. Вместо этого это те вещи, которые вы хотели бы прочитать / просмотреть однажды, когда у вас есть время. Перетащите их в некую папку для просмотра в будущем, когда работа замедлится, и вам нужно что-то делать. Это может быть эквивалент папки «Архив», но вы можете использовать ее для элементов, к которым вам потребуется быстрый доступ в течение следующих нескольких недель.

После обработки электронной почты планируйте время в календаре каждый день, чтобы просматривать и обрабатывать элементы в папке с делами. Этот метод имеет три преимущества:

Во-первых, он сохраняет ваш почтовый ящик чистым, позволяя вам достигнуть нуля почтового ящика и избежать перегруженности загроможденным почтовым ящиком. Новые электронные письма, поступающие непрерывным потоком, не смешиваются с уже существующими электронными письмами, которые вы уже прочитали, что отталкивает все важные сообщения.

Во-вторых, ваши письма лучше организованы! Теперь у вас есть готовое место для писем, которые требуют вашего внимания — столько папок, сколько вам нужно, чтобы оставаться в верхней части электронной почты, но не больше, чем вам нужно.Вместо создания бесчисленных папок (для разных проектов, клиентов или других категорий) у вас есть только четыре для работы.

В-третьих — и, возможно, лучше всего — он позволяет вам лучше управлять своим временем в течение дня, сосредотачиваясь на важных задачах, вместо того чтобы отвлекаться на постоянные вопросы и запросы по электронной почте.

2. Используйте список задач Outlook вместо того, чтобы забивать свой почтовый ящик

Некоторые электронные письма не требуют немедленного ответа, но они должны быть обработаны до того времени, когда вы запланировали просмотреть элементы в вашей папке с заданиями.Эти элементы по-прежнему можно перемещать в папку с заданиями, чтобы они не забивали вашу папку «Входящие», но вы должны убедиться, что у вас есть напоминание, чтобы позаботиться о них до истечения срока.

Создайте напоминание, добавив эти электронные письма в список задач Outlook:

1. Перетащите электронное письмо и поместите его в значок списка задач Outlook.

1. Добавьте срок оплаты и установите дату и время для получения напоминания. Сохраните задачу.

Теперь вы можете навести курсор на значок списка задач, чтобы увидеть быстрый просмотр списка задач, упорядоченный по дате исполнения.Нажмите на значок списка задач, чтобы открыть список дел и просмотреть соответствующие задачи.

Если вы установите напоминание, задание будет отображаться как напоминание о встрече в указанное время.

После завершения задачи отметьте ее как таковую, чтобы удалить задачу из списка дел. Откройте задание, дважды щелкнув по нему, и нажмите кнопку «Пометить завершено» — или просто нажмите клавишу Вставить , чтобы быстро пометить элемент как завершенный.

Список задач Outlook также полезен, если у вас есть привычка копировать себя в электронных письмах в качестве напоминания для продолжения или если вы отправляете электронное письмо тому, кто склонен игнорировать ваши запросы.Вместо того чтобы хранить напоминания в виде писем в папке «Входящие», просто переместите их в свою папку дел и добавьте их в свой список задач.

3. Очистите папку «Входящие» в один клик

Отпуск — это прекрасно, пока вы не откроете свою электронную почту после возвращения на работу. Если вы работаете в компании, интенсивно работающей с электронной почтой, вы могли получать сотни электронных писем, находясь вне офиса, и теперь вы сталкиваетесь с трудной задачей сортировки каждого из них.

С помощью функции очистки Outlook (представленной в Outlook 2010) вы можете радикально сократить количество писем, с которыми вам приходится иметь дело, всего за несколько кликов — независимо от того, возвращаетесь ли вы из отпуска или у вас слишком много накопленных писем. ,Функция очистки удаляет все ответы по электронной почте, которые дублируются в более поздней ветке, что позволяет читать одну ветку вместо десятков отдельных писем.

Чтобы быстро очистить ваш почтовый ящик:

1. При просмотре папки «Входящие» нажмите кнопку «Очистить» и выберите «Очистить папку».

1. Нажмите кнопку «Очистить папку» во всплывающем окне, чтобы подтвердить действие.

Outlook автоматически удалит все дубликаты электронных писем, оставляя вам значительно меньше писем для сортировки.

Средство очистки удалило 29 дубликатов электронных писем из входящих сообщений. При необходимости к этим электронным письмам можно обратиться в корзину.

Функция очистки может немного сбивать с толку при первом использовании. Что если он удалит что-то важное, например, ответ, содержащий вложение, которое было удалено в более поздней теме?

Будьте уверены: инструмент является сложным и не удалит электронные письма с вложениями или текстом, которые точно не дублируются в более поздних темах, и вы всегда можете просмотреть удаленные элементы в папке корзины, если это необходимо.

4. Используйте правила для автоматической сортировки электронных писем и прекращения получения неактуальных электронных писем

К сожалению, не все электронные письма на рабочем месте имеют ссылку для отказа от подписки. День за днем ​​в ваш почтовый ящик приходят письма, которые просто отвлекают. Некоторые общие примеры включают в себя:

• Автоматические уведомления: Если вы назначены в команду на одной из платформ, которые вы используете на работе — например, программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), — эта платформа может отправлять электронное письмо каждый раз, когда в систему вносятся изменения.

• «Забавные» электронные письма: Иногда руководитель группы или отдел отправляют ежедневные / еженедельные электронные письма с мелочами, мемами или шутками, разработанными, чтобы сделать работу более веселой.

• Темы, в которые вы не должны были входить: Иногда кто-то отправляет массовое электронное письмо с десятками ответов, ни один из которых не имеет никакого отношения к вам или вашей работе.

Эти электронные письма не дают вам сосредоточиться на вашей важной работе. Используйте функцию правил Outlook, чтобы пропустить папку «Входящие» и отправить эти электронные письма прямо в корзину или в другую папку для просмотра.

Вы также можете использовать правила Outlook, чтобы автоматически сортировать входящие электронные письма в соответствующую папку, например, всегда отправлять электронные письма от вашего босса с определенной строкой темы в папку To-Do и электронные письма из бюллетеня, который вы регулярно читаете, в папку Someday ,

1. Щелкните правой кнопкой мыши по электронной почте, наведите курсор на «Правила» и выберите «Создать правило».

1. Выберите критерии для правила:
2. «От [Отправитель]» будет выполнять правило каждый раз, когда вы получаете электронное письмо с определенного адреса электронной почты или контакта.

3. «Содержимое субъекта» будет выполнять правило каждый раз, когда используется указанная строка темы.

4. Выберите, что происходит при выполнении правила. Чтобы отсортировать сообщения электронной почты из папки «Входящие» и в соответствующую папку, установите флажок «Переместить элемент в папку» и выберите папку, в которую следует отправлять сообщения электронной почты. Вы можете выбрать папку «Удаленные», если вы никогда не хотите их видеть, или вы можете создать отдельную архивную папку, если вам может понадобиться просмотреть электронные письма в будущем.

Нажмите «ОК», чтобы применить правило.

Хотите запретить получать будущие электронные письма по определенной теме? В этом случае вместо создания правила вы можете просто использовать функцию игнорирования Outlook. Щелкните правой кнопкой мыши по электронной почте, выберите «Игнорировать» и подтвердите действие.

Игнорировать автоматически отправляет будущие ответы в эту ветку в папку «Удаленные», чтобы вы не получали их в папке «Входящие».

5. Создание быстрых деталей для стандартных ответов на общие вопросы

Если вы тратите много времени, набирая одни и те же ответы на вопросы, которые вы получаете неоднократно, создайте Быстрые части, чтобы вставить этот текст в ответы по электронной почте всего за несколько кликов.Не нужно повторять одно и то же снова и снова или искать старый ответ для копирования и вставки.

Когда вы закончите вводить ответ, который, как вы ожидаете, нужно будет отправить снова, выполните следующие шаги, чтобы сохранить текст в качестве быстрой части:

1. Выделите текст, который вы хотите сохранить в электронном письме, и нажмите вкладку «Вставить».

1. В меню «Вставка» нажмите «Быстрые детали» и выберите «Сохранить выбор в галерее быстрых деталей».

1. Дайте вашей новой быстрой детали описательное имя и нажмите «ОК».»

Сохранив эту Быструю часть, вы теперь можете добавить этот текст к любому письму всего парой кликов.

Наведите курсор на раздел сообщения электронной почты, перейдите на вкладку «Вставить».

Нажмите «Быстрые детали», а затем выберите быструю деталь, которую хотите вставить.

Предписанный текст автоматически появится в теле вашего письма, и вы сможете редактировать и настраивать его по мере необходимости для вашего нового ответа.

6. Используйте быстрые шаги, чтобы предпринять мгновенные действия по новой электронной почте

Если вы успешно справились с предыдущими советами Outlook и заинтересованы в более продвинутом управлении электронной почтой, самое время взглянуть на Быстрые шаги.Быстрые шаги позволяют автоматически выполнять длинные последовательности действий на основе триггера.

Скажем, в конце месяца вы получите серию счетов от поставщиков или подрядчиков. Обычно вы просматриваете счета-фактуры, пересылаете счета своему бухгалтеру и создаете напоминание, чтобы через неделю через него связаться с бухгалтером, чтобы убедиться, что счета были оплачены.

Быстрые шаги могут позаботиться о последних двух шагах для вас с меньшим количеством кликов, чем если бы вы выполняли задачи вручную:

1. Нажмите кнопку «Создать новый» в разделе «Быстрые действия» домашней ленты.

1. Дайте новому быстрому шагу описательное имя и выберите первое действие: «Вперед».

1. Введите адрес электронной почты своего бухгалтера в поле «Кому».

1. Нажмите кнопку «Добавить действие», чтобы выбрать второе действие: «Создать задачу с вложением».

1. Нажмите «Готово», чтобы создать быстрый шаг.

После просмотра счета вы можете выполнить Быстрый шаг, чтобы переслать электронное письмо и создать задачу напоминания.Выберите электронное письмо, содержащее счет-фактуру, и щелкните соответствующий Быстрый шаг на ленте «Главная».

Окна пересылки электронной почты и задач откроются автоматически. Нажмите «Отправить», чтобы переслать электронное письмо, и установите дату выполнения и напоминание для задачи перед сохранением, если хотите.

Существует много разных способов использования быстрых шагов для ускорения обработки электронной почты. Потратьте некоторое время на размышления о повторяющихся действиях, которые вы совершаете над электронными письмами, и настройте Быстрые шаги, чтобы сделать управление вашими письмами намного быстрее и почти безболезненно.

7. Автоматизация Outlook 365 и других ваших любимых приложений

Если вы используете выпуски Office 365 Business или Office 365 Enterprise, вы можете подключить Outlook к более чем 750 другим приложениям и оптимизировать работу электронной почты. Например, вы можете отправлять новые электронные письма, полученные от определенного отправителя, в Slack или создавать новую карту Trello для новых электронных писем, отправляемых в определенную папку Outlook. Просмотрите все интеграции с Office 365, доступные в Zapier, или воспользуйтесь одним из шаблонов рабочих процессов («Zaps»), чтобы сразу начать:

Большинство из нас тратят слишком много времени на управление электронной почтой.Однако с помощью советов, приведенных выше, вам будет легче оставаться на вершине электронных писем, упорядочивать свои входящие и, возможно, постоянно поддерживать нулевые входящие.

Есть какие-нибудь любимые советы или хитрости Outlook? Поделитесь ими с нами в комментариях!

,