Формальная коммуникация: Формальные коммуникации в организации

Posted on Posted onBy alexxlab

Содержание

Формальные коммуникации в организации

Формальные коммуникации в организации

Определение 1

Формальные коммуникации в организации — это главные коммуникационные каналы, через которые принимается вся информация, относящаяся к функционированию организации, а именно: различные отчеты, меморандумы и подписанные внутренние документы, сообщения в иерархической структуре, а также рабочая информация, поступающая через компьютерные сети в качестве входящей и исходящей документации.

Официальные каналы связи устанавливаются в административном порядке в соответствии с официальной организационной структурой команды. Они соединяют людей в этой структуре, как вертикально, так и горизонтально.

Официальные коммуникации — это коммуникации, связывающие какие-то отдельные компоненты структуры той или иной организации, исходящие из имеющихся целей, существующих в организации, и устанавливающиеся с помощью правил и норм, которые закреплены в определенных должностных инструкциях, а также внутренних правилах, регулирующих взаимодействие сотрудников или подразделений.

Готовые работы на аналогичную тему

Как уже упоминалось, все формальные коммуникации обычно определяются именно организационной структурой того или иного предприятия, а также имеющейся взаимосвязью различных уровней управления и существующих функциональных подразделений. Чем больше уровней контроля, тем больше вероятность искажения информации при формальном общении, поскольку каждый уровень контроля может настраивать и фильтровать сообщения.

Важно, что формальные коммуникации всегда отражают те связи, которые нужны для правильного и эффективного выполнения всех важных функций и различных полномочий. Стоит отметить, что эти связи всегда определяются характером и способом распределения всех имеющихся функций. Данная информация обычно выражается в виде некого письменного сообщения. Такие письменные сообщения имеют множество положительных моментов. Ведь они способны храниться как записи и справочные источники; часто более точно и точно сформулировано, чем какие-то устные сообщения; иногда они даже способны сэкономить собственное время и деньги.

Официальные сообщения используются для выполнения большого объема работы при заключении сделок и соглашений, с изложением организационных схем и правил, составлением корпоративных уставов и других юридических документов, публикацией информационных бюллетеней, меморандумов, составлением договоров и жалоб, рекламой и сообщениями в прессе, изложением курса. деятельности, делегирование полномочий, должностные инструкции и многое другое.

Письменные сообщения в официальных сообщениях имеют свои недостатки. От людей ожидают, что они будут внимательны и аккуратны при составлении сообщений, но зачастую это не так. Те официальные сообщения, которые были плохо написаны, сопровождаемые многочисленными письменными и устными «объяснениями», делают последнее сообщение сложным и запутанным.

Замечание 1

Стоит отметить, что все письменные сообщения имеют еще одну важную функцию — возможность сохранения сведений, необходимых для каких-то конкретных юридических и финансовых целей.

Интересно, что формальные коммуникации обычно реализуются между компонентами формальной структуры той или иной организации, поэтому между ними имеются определенное межуровневое общение (нисходящее и восходящее). К тому же, существуют еще и горизонтальные коммуникации, которые реализуются обычно между подразделениями какого-то одного уровня в иерархии конкретной организации. Важными являются еще и коммуникации «руководитель — подчиненный», «руководитель — рабочая группа». Способами формального общения являются:

  • письменное общение,
  • устная речь.

Формальное общение происходит в организованных группах-единицах, созданных по инициативе администрации. Руководители этих отделов и члены формальных групп назначаются администрацией (лидерами). Таким образом, в некотором смысле формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, которые менеджеры должны учитывать в своей работе.

Принципы осуществления формальных коммуникаций

Можно выделить следующие принципы организации формальных связей:

  • мониторинг отношения персонала к организации и управлению;
  • последовательность и регулярность общения;
  • необходимость сообщать как хорошие, так и плохие новости;
  • персонификация и искренность общения, его личный характер;
  • информирование персонала о перспективах развития организации;
  • креативный и инновационный подход к выбору коммуникационных решений;
  • полицентризм и разнонаправленность коммуникаций.

Отдельно стоит рассмотреть такую составляющую формальных коммуникаций как «руководитель-подчиненный», так как она составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия между руководителем и подчиненным:

  • уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов;
  • обеспечение участия в решении задач отдела;
  • обсуждение вопросов производительности;
  • достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
  • улучшение и развитие способностей подчиненных;
  • сбор информации о возникающей или реальной проблеме;
  • объявление подчиненного о будущих изменениях;
  • получение информации об инновациях, идеях, улучшениях и предложениях.

Общение между менеджером и рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность работы группы. Все члены группы участвуют в обмене информацией, и у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях. для инноваций. Кроме того, рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или изменения. Такое общение может повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

В отличие от формальных, неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по разным причинам: жизненным, психологическим, ситуативным. Это сообщения, которые не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу.

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и отношения между ними варьируются в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм влияния на коммуникации со стороны Администратора позволяет регулировать это соотношение, баланс которого является результатом управленческой деятельности.

Формальная и неформальная коммуникация — Студопедия

Можно выделить еще два вида организационной ком­муникации: формальную, которая одобрена организацией и вызвана ее потребностями, связана с производством и производительностью, со всеми сферами ее деловой актив­ности, и неформальную, которая вызвана социальными по­требностями и ориентирована не на организацию в целом, а на отдельных ее членов.

Формальная коммуникация – это основные каналы орга­низационного общения, по которым поступает вся инфор­мация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархичес­кой лестнице, рабочая информация, поступающая по ком­пьютерным сетям, а также входящая и исходящая докумен­тация.

Неформальная коммуникация – это личная коммуника­ция. Здесь нет четких каналов или моделей. Она очень слож­на по своей структуре и обычно содержит не меньше ин­формации, чем формальные виды организационной ком­муникации.

Отметим, что при формальной коммуникации в большей степени используются официальные формы письменного общения (меморандумы, отчеты, деловые письма и т. д.), чем личные встречи и разговоры, которые чаще применя­ются при неформальной коммуникации.

К примеру, в Японии служащие по пути домой после рабочего дня могут собираться для посиделок, и это становится немаловажным источником ин­формации, В России, где также развиты неформальные пути обмена информацией, аналогичным примером являются перекуры в выделяемых для этого помещениях, так называемых «курилках».



Считается, что коммуникация в российской компании отли­чается значительным превосходством неформальной стороны: неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие к неформальной ин­формации выше, чем к формальному источнику.

В качестве примера неформальной коммуникации можно привести так называемую «виноградную лозу» – неформальные каналы, без которых не обходится ни одна организация.

Со­общения, передаваемые по «виноградной лозе», затрагивают скорее личные и социальные темы, чем организационные или производственные пробле­мы.

Этот термин возник во время гражданской войны в США, когда телеграфные провода, натянутые от дерева к дереву, напо­минали виноградные лозы. Пути передачи сообщений по неофициальным каналам также похожи на лозы винограда с их непредсказуемыми ветвями и отростками.


По мнению исследователя в области теории организа­ции К. Дейвиса «виноградная лоза» наиболее активно используется в следующих случаях:

• в организации происходят серьезные перемены;

• поступает совершенно новая информация и никому уже не интересна старая и хорошо известная;

• в организации созданы все условия для личного об­щения;

• корпоративная культура не стабильна;

• сотрудники группируются по интересам или по от­ношению к обсуждаемой проблеме, подобно винограду на виноградной лозе.

Такой вид коммуникации иногда называется «мельни­цей слухов». Очень часто рабочие и служащие в организа­ции узнают о предстоящих изменениях в ее политике, кад­ровых или процедурных перестановках задолго до их обнародования в официальных меморандумах или на собраниях. И руководство зачастую бессильно пресечь утечку инфор­мации по неофициальным каналам.

Ин­тересны также данные, полученные К. Дейвисом: от 75% до 95% информации, переданной через «виноградную лозу», соответствуют истине –слухи порождает достоверная информация.

Однако, одной из проблем этого вида коммуникации является то, что источник информации, передаваемой по «виноград­ной лозе», отыскать практически невозможно, равно как и невозможно быть абсолютно уверенным в правдивости пе­редаваемого сообщения.

Формальная коммуникация

    StrategPlann

    Основа для сравнения Официальное общение Неформальное общение
    Значение Тип устного общения, при котором обмен информацией осуществляется через заранее определенные каналы, известен как формальное общение. Тип вербального общения, при котором обмен информацией не осуществляется по каким-либо каналам, т.е. общение распространяется во всех направлениях.
    Другое имя Официальное сообщение Сообщение Grapevine
    Надежность Больше Сравнительно меньше
    Скорость Медленная Очень быстрая
    Доказательства Поскольку сообщение обычно написано, документальные доказательства присутствуют. Нет документальных подтверждений.
    Требуется время Да Нет
    Преимущество Эффективен благодаря своевременному и систематическому потоку информации. Эффективно, поскольку сотрудники могут обсуждать проблемы, связанные с работой, это экономит время и средства организации.
    Недостаток Искажение из-за длинной цепочки связи. Распространение слухов
    Секретность Сохраняется полная секретность. Сложно сохранить секретность.
    Поток информации Только по заранее определенным каналам. Может свободно перемещаться.